Time Attendance การลงเวลาเข้า-ออกงานอาจดูเหมือนเป็นเรื่องเล็ก แต่สำหรับองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก มีหลายสาขา หรือมีพนักงานที่ต้องออกไปทำงานนอกสถานที่ การจัดการเวลาให้ถูกต้องและเป็นระบบกลับไม่ใช่เรื่องง่าย

พนักงานต้องการ ลงเวลาได้สะดวก ไม่ว่าจะทำงานจากที่ไหน ขณะที่ HR ต้องการ ข้อมูลที่ถูกต้อง ตรวจสอบได้ และนำไปใช้ต่อได้โดยไม่ต้องเสียเวลารวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง

ในปัจจุบัน การทำงานนอกสถานที่ กลายเป็นรูปแบบการทำงานที่พบได้มากขึ้นในหลายองค์กร โดยเฉพาะพนักงานฝ่ายขาย ทีมบริการ ช่างเทคนิค วิศวกร หรือพนักงานที่ต้องเดินทางไปพบลูกค้าและปฏิบัติงานตามไซต์งาน

อย่างไรก็ตาม แม้การทำงานนอกสถานที่จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับองค์กร แต่ในมุมของฝ่าย HR ยังคงมีคำถามสำคัญว่า จะจัดการเวลาเข้า-ออกงานของพนักงานอย่างไร เมื่อพนักงานไม่ได้อยู่ที่สำนักงาน?

ดังนั้น ระบบลงเวลาสำหรับพนักงาน จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญ เพราะนอกจากจะช่วยบันทึกเวลาเข้า-ออกงานแล้ว ระบบที่เหมาะสมยังสามารถช่วยตรวจสอบสถานที่ปฏิบัติงาน และรวบรวมข้อมูลการทำงานไว้ในระบบเดียว

องค์การแรงงานระหว่างประเทศ (ILO) เองก็ให้ความสำคัญกับการจัดรูปแบบเวลาทำงานที่มีความยืดหยุ่น โดยมองว่ารูปแบบการทำงาน เช่น Flexitime และ Telework สามารถเป็นส่วนหนึ่งของการจัดเวลาทำงานที่เหมาะสมได้

การทำงานนอกสถานที่คืออะไร?

การทำงานนอกสถานที่ คือ การปฏิบัติงานนอกสำนักงานหรือสถานที่ทำงานหลักขององค์กร โดยพนักงานอาจต้องเดินทางไปยังสถานที่อื่นเพื่อปฏิบัติงานตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย

ตัวอย่างเช่น

• พนักงาน Sales เดินทางไปพบลูกค้า
• พนักงาน Service เดินทางไปติดตั้งหรือซ่อมบำรุง
• วิศวกรเดินทางไปตรวจสอบหน้างาน
• พนักงานทำงานตามไซต์งาน
• พนักงานเดินทางไปทำงานที่สาขา
• พนักงานที่ทำงานแบบ Hybrid หรือ Remote
• พนักงานที่ต้องเดินทางไปทำงานต่างจังหวัด

ด้วยเหตุนี้ องค์กรจึงไม่สามารถใช้แนวคิดว่า “พนักงานต้องอยู่ที่สำนักงานจึงจะลงเวลาได้” กับพนักงานทุกตำแหน่งอีกต่อไป ในทางกลับกัน องค์กรควรมีระบบที่สามารถรองรับรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกัน ขณะเดียวกันก็ยังสามารถตรวจสอบข้อมูลการทำงานได้อย่างเหมาะสม

ทำไมการทำงานนอกสถานที่จึงเป็นความท้าทายของ HR?

การทำงานนอกสถานที่ช่วยให้องค์กรมีความยืดหยุ่นมากขึ้น โดยเฉพาะตำแหน่งงานที่ต้องเดินทางไปพบลูกค้า ลงพื้นที่ หรือปฏิบัติงานตามไซต์งาน อย่างไรก็ตาม ในมุมของ HR การบริหารพนักงานที่ไม่ได้อยู่ในสำนักงานตลอดเวลาอาจทำให้การจัดการข้อมูลการทำงานมีความซับซ้อนมากขึ้น

โดยเฉพาะเรื่อง เวลาเข้า-ออกงาน การขาด ลา มาสาย และการตรวจสอบสถานที่ปฏิบัติงาน ซึ่งล้วนเป็นข้อมูลที่ HR จำเป็นต้องใช้ในการบริหารจัดการพนักงาน

1. พนักงานไม่สามารถลงเวลาที่สำนักงานได้

หากองค์กรใช้เครื่องสแกนนิ้วหรือเครื่องลงเวลาที่ติดตั้งอยู่เฉพาะสำนักงาน พนักงานที่ออกไปทำงานข้างนอกก็อาจไม่สามารถบันทึกเวลาเริ่มงานได้ตามสถานที่จริง ดังนั้น HR อาจต้องให้พนักงานแจ้งเวลาเข้าทำงานผ่าน LINE หรือแบบฟอร์มแทน ซึ่งในระยะยาวอาจทำให้ข้อมูลกระจัดกระจายและตรวจสอบได้ยาก

2. ตรวจสอบเวลาเริ่มงานได้ยาก

นอกจากเวลาที่พนักงานเริ่มงานแล้ว บางตำแหน่งยังจำเป็นต้องทราบว่าพนักงานเริ่มปฏิบัติงานจากสถานที่ใด ตัวอย่างเช่น พนักงาน Sales มีนัดพบลูกค้าเวลา 09.00 น. หากมีเพียงข้อมูลว่า “เข้างาน 09.00 น.” HR อาจไม่สามารถทราบได้ว่าพนักงานเริ่มงานจากสำนักงาน จากบ้าน หรือจากสถานที่นัดหมายกับลูกค้า เพราะฉะนั้น เวลาเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอสำหรับการบริหารงานบางประเภท

3. HR ต้องเสียเวลาในการรวบรวมข้อมูล

เมื่อพนักงานแจ้งข้อมูลผ่านหลายช่องทาง HR ก็ต้องนำข้อมูลเหล่านั้นมารวบรวม ตรวจสอบ และบันทึกเข้าสู่ระบบอีกครั้ง นอกจากจะเพิ่มภาระงานแล้ว ยังมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำอีกด้วย ดังนั้น การมีระบบที่สามารถบันทึกข้อมูลได้ตั้งแต่ต้นทางจึงช่วยลดขั้นตอนการทำงานของ HR ได้อย่างมาก

Time Attendance คืออะไร?

Time Attendance คือ ระบบสำหรับบันทึกและบริหารข้อมูลเวลาเข้า-ออกงานของพนักงานอย่างเป็นระบบ โดยช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บข้อมูลเวลาการทำงาน ตรวจสอบสถานะการเข้างาน และนำข้อมูลไปใช้ในกระบวนการบริหารทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เดิมทีการบันทึกเวลาเข้า-ออกงานอาจทำผ่านเครื่องตอกบัตร เครื่องสแกนนิ้ว หรือการลงชื่อในเอกสาร อย่างไรก็ตาม เมื่อรูปแบบการทำงานขององค์กรเปลี่ยนแปลงไป พนักงานอาจไม่ได้ทำงานอยู่ในสำนักงานตลอดเวลา ทำให้ระบบ ต้องสามารถรองรับการทำงานที่หลากหลายมากขึ้น

นอกจากการบันทึกว่า “พนักงานเข้าทำงานกี่โมงและออกงานกี่โมง” ในปัจจุบันยังสามารถจัดเก็บข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเวลาทำงาน เช่น การมาสาย การขาดงาน การทำงานล่วงเวลา การทำงานเป็นกะ รวมถึงสถานที่ที่พนักงานลงเวลา

โดยทั่วไป ระบบสามารถเก็บข้อมูล เช่น

• เวลาเข้างาน
• เวลาออกงาน
• ชั่วโมงการทำงาน
• การมาสาย
• การขาดงาน
• การทำงานล่วงเวลา
• สถานที่ลงเวลา
• ประวัติการลงเวลา

อย่างไรก็ตาม สำหรับองค์กรที่มีพนักงานทำงานนอกสถานที่ ระบบควรมีความสามารถมากกว่าการบันทึกเวลา เพราะนอกจาก “เวลา” แล้ว องค์กรอาจต้องการข้อมูลเพิ่มเติม เช่น พนักงานลงเวลาจากที่ไหน และลงเวลาเมื่อใด ระบบลงเวลาสมัยใหม่จึงมักนำ GPS หรือเทคโนโลยีระบุตำแหน่งเข้ามาใช้ร่วมกับการบันทึกเวลา เพื่อให้สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ละเอียดมากขึ้น

Time Attendance ช่วยจัดการการทำงานนอกสถานที่ได้อย่างไร?

เมื่อองค์กรนำ Time Attendance มาใช้กับการทำงานนอกสถานที่ การจัดการเวลาทำงานจะมีความเป็นระบบมากขึ้น

ลงเวลาได้จากสถานที่ปฏิบัติงาน

พนักงานสามารถบันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่านโทรศัพท์มือถือจากสถานที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังนั้น พนักงานที่ต้องออกไปพบลูกค้า ลงไซต์งาน หรือทำงานตามสาขาต่าง ๆ ก็ยังสามารถบันทึกเวลาได้ โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางกลับมาที่สำนักงาน

ตรวจสอบตำแหน่งขณะลงเวลา

นอกจากการบันทึกเวลาแล้ว ระบบที่รองรับ GPS สามารถบันทึกข้อมูลตำแหน่งขณะลงเวลาได้ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทกำหนดไซต์งาน A เป็นสถานที่ปฏิบัติงาน พนักงานสามารถลงเวลาจากพื้นที่ดังกล่าว และ HR สามารถตรวจสอบข้อมูลประกอบการลงเวลาได้ ระบบบางประเภทสามารถกำหนดพื้นที่หรือ Geofencing เพื่อควบคุมขอบเขตการลงเวลาได้อีกด้วย

รองรับหลายสถานที่ทำงาน

สำหรับองค์กรที่มีหลายสาขา หรือมีพนักงานที่ต้องเปลี่ยนสถานที่ทำงานอยู่เป็นประจำ การกำหนดจุดลงเวลาแยกตามสถานที่สามารถช่วยให้การบริหารจัดการง่ายขึ้น เพราะฉะนั้น HR ไม่จำเป็นต้องสร้างกระบวนการลงเวลาแยกหลายระบบ แต่สามารถบริหารข้อมูลผ่านระบบกลางได้

การลงเวลาแบบ GPS เหมาะกับใครบ้าง?

ระบบ Time Attendance ที่รองรับ GPS เหมาะกับองค์กรที่มีลักษณะการทำงานหลากหลาย โดยเฉพาะตำแหน่งที่ไม่ได้อยู่ในสำนักงานตลอดเวลา

• Sales พนักงาน Sales สามารถลงเวลาเมื่อเดินทางไปพบลูกค้า โดยข้อมูลเวลาสามารถใช้ประกอบการตรวจสอบการปฏิบัติงานได้
• Service และช่างเทคนิค สำหรับทีม Service ที่ต้องเดินทางไปยังหน้างาน ระบบสามารถช่วยบันทึกเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดการปฏิบัติงาน ณ สถานที่จริง
• พนักงานประจำไซต์งาน หากองค์กรมีหลายไซต์งาน HR สามารถกำหนดพื้นที่สำหรับการลงเวลาให้เหมาะกับแต่ละไซต์ได้
• พนักงานหลายสาขา องค์กรที่มีสำนักงานหรือสาขาหลายแห่งสามารถจัดการข้อมูลการลงเวลาจากหลายสถานที่ผ่านระบบเดียว
• พนักงาน Hybrid หรือ Remote สำหรับองค์กรที่มีรูปแบบการทำงานแบบยืดหยุ่น ระบบสามารถนำมาปรับใช้ร่วมกับนโยบายการทำงานของแต่ละองค์กรได้

การทำงานนอกสถานที่ไม่ควรหมายถึง “ควบคุมมากขึ้น”

ประเด็นสำคัญของการนำ Time Attendance มาใช้กับการทำงานนอกสถานที่ คือ องค์กรควรสร้างสมดุลระหว่าง ความยืดหยุ่นของพนักงาน และ ความสามารถในการตรวจสอบข้อมูล

การมีระบบไม่ได้หมายความว่า HR ต้องติดตามพนักงานตลอดเวลา

ในทางกลับกัน ระบบควรทำหน้าที่เป็นเครื่องมือสำหรับบันทึกข้อมูลที่จำเป็นตามนโยบายขององค์กร เพื่อให้ทั้งพนักงานและ HR มีข้อมูลชุดเดียวกัน

ดังนั้น ก่อนใช้งานระบบ องค์กรควรกำหนดให้ชัดเจนว่า

• ตำแหน่งใดสามารถทำงานนอกสถานที่ได้
• สถานที่ใดสามารถลงเวลาได้
• ต้องลงเวลาเข้าและออกเมื่อใด
• ต้องเปิด GPS ในช่วงเวลาใด
• ข้อมูลใดที่ระบบจะจัดเก็บ
• ใครสามารถเข้าถึงข้อมูลได้

โดยเฉพาะข้อมูลตำแหน่งและข้อมูลส่วนบุคคล องค์กรควรมีนโยบายและการแจ้งรายละเอียดการเก็บ ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลให้เหมาะสมกับการใช้งานและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง โดยสามารถศึกษาแนวทางด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลเพิ่มเติมจากสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลได้

ช่วยลดภาระ HR ได้อย่างไร?

หากไม่มีระบบ HR อาจต้องใช้เวลาจัดการข้อมูลหลายขั้นตอน ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลจากพนักงาน ตรวจสอบเวลา แก้ไขข้อมูล ไปจนถึงการจัดทำรายงาน

แต่เมื่อข้อมูลถูกบันทึกเข้าสู่ระบบตั้งแต่ต้น กระบวนการเหล่านี้สามารถลดความซ้ำซ้อนลงได้

ตัวอย่างเช่น

พนักงานลงเวลา → ระบบบันทึกเวลาและสถานที่ → HR ตรวจสอบข้อมูล → นำข้อมูลไปใช้ต่อกับ Attendance, OT และ Payroll

ด้วยเหตุนี้ ข้อมูลลงเวลาจึงไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะเรื่อง “เช็กชื่อเข้างาน” เท่านั้น แต่ยังสามารถเป็นข้อมูลตั้งต้นสำหรับกระบวนการ HR อื่น ๆ ได้อีกด้วย

HumanOS กับการจัดการระบบลงเวลาออนไลน์

ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน หรือต้องการวิธีลงเวลาแบบใด เราพร้อมรองรับทุกช่องทางอย่างครบถ้วน ช่วยให้การจัดการเวลางานง่ายขึ้น ลดข้อผิดพลาด และเสริมสร้างความสมดุลระหว่างชีวิตและงานอย่างแท้จริง

สำหรับองค์กรที่มีทั้งพนักงานประจำสำนักงานและพนักงานที่ต้องทำงานนอกสถานที่ HumanOS ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลการลงเวลาได้อย่างยืดหยุ่นมากขึ้น

HumanOS รองรับรูปแบบการลงเวลาหลากหลาย เช่น

• GPS
• Beacon
• QR Code
• Face Recognition
• Fingerprint

จึงสามารถเลือกวิธีการลงเวลาให้เหมาะกับลักษณะงานของแต่ละทีมได้

ไม่ว่าจะเป็นพนักงานที่ทำงานในสำนักงาน พนักงานหลายสาขา ทีม Sales ที่ออกพบลูกค้า หรือทีม Service ที่ต้องเดินทางไปหน้างาน ข้อมูลการลงเวลาสามารถบริหารจัดการผ่านระบบเดียว

สรุป: การทำงานนอกสถานที่ควรยืดหยุ่น แต่ต้องตรวจสอบได้

การทำงานนอกสถานที่ ไม่ได้หมายความว่าองค์กรจะต้องสูญเสียความสามารถในการบริหารเวลาและตรวจสอบข้อมูลของพนักงาน ในทางกลับกัน หากองค์กรมีระบบลงเวลาออนไลน์ ที่เหมาะสม พนักงานก็สามารถทำงานได้อย่างยืดหยุ่น ขณะที่ HR ยังคงสามารถบริหารข้อมูลเวลาเข้า-ออกงานได้อย่างเป็นระบบ ดังนั้น หัวใจสำคัญจึงไม่ใช่การบังคับให้พนักงานต้องอยู่ที่สำนักงาน แต่คือการมีระบบที่ช่วยให้ “ทำงานที่ไหนก็ได้ แต่ข้อมูลการทำงานยังตรวจสอบได้” นี่จึงเป็นอีกหนึ่งเหตุผลที่องค์กรยุคใหม่ควรพิจารณาลงเวลาทำงานให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานของพนักงานในปัจจุบัน