1. การสรรหาและการจ้างงาน (Recruitment and Acquisition)
การทำงานด้าน HR เวลาในการดำเนินกระบวนการสรรหาแรงงานนั้น HR อาจต้องใช้เวลาหลายร้อยชั่วโมงในการสแกนประวัติส่วนตัวและโปรไฟล์งานออนไลน์หลายรายการเพื่อจ้างพนักงานที่เหมาะสม ด้วยความช่วยเหลือจากปัญญาประดิษฐ์ (AI) HR สามารถใช้กระบวนการคัดสรรแบบไม่มีความลำเอียง (Non-biased process )สำหรับการรับสมัคร นอกจากนี้ AI ยังช่วยงานด้านตรวจสอบประวัติผู้สมัครในด้านอื่นๆได้ด้วย เช่น ช่วยให้สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากโปรไฟล์โซเชียลมีเดียต่างๆ รวมถึงประวัติงานออนไลน์ของพนักงานและคุณวุฒิการศึกษาของผู้สมัคร ซึ่งช่วยเพิ่มระบบการจัดอันดับผู้สมัคร
2. กระบวนการเข้าทำงาน (Onboarding)
AI ยังสามารถใช้ในการทำให้กระบวนการเข้าทำงานและการฝึกอบรมของพนักงานใหม่เป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น บริษัทใหม่ๆ ลงทุนเวลาและความพยายามมากเพื่อให้กระบวนการเข้าทำงานของพนักงานเป็นระบบ การให้ความสนใจกับพนักงานใหม่ในยุคปัจจุบันเป็นสิ่งที่จำเป็น AI ช่วยนำเสนอส่วนประกอบต่างๆ ให้กับพนักงานใหม่เป็นเรื่องง่ายขึ้น ช่วยในการตัดสินใจและแก้ปัญหาในกระบวนการเข้าทำงานและการฝึกอบรมของพนักงานใหม่ AI ทำให้การเข้าทำงานของพนักงานใหม่เป็นเรื่องง่ายโดยจะนำเสนอสิ่งที่ต้องเรียนรู้ต่างๆ ให้กับพนักงานใหม่
3. การฝึกอบรมในองค์กร (Training)
AI สามารถนำเสนอวิธีการแตกต่างให้แก่แผนกทรัพยากรบุคคลเพื่อจัดการฝึกอบรมและการประเมินผลของพนักงาน โดย AI สามารถใช้ระบุทักษะที่พนักกงานมีอยู่แล้ว และทักษะที่ควรส่งเสริมเพิ่มเติมให้พนักงานแต่ละคนได้ เป็นการจัดหลักสูตรฝึกอบรมเฉพาะตัวบุคคลให้แก่พนักงาน บริษัทมากมายใช้โปรแกรมการเรียนรู้ออนไลน์สำหรับการฝึกอบรมของพนักงาน แต่โปรแกรมเหล่านั้นอาจจะไม่สอดคล้องหรือพัฒนาทักษะที่เฉพาะเจาะจงแก่พนักงานแต่ละคนได้
AI สามารถนำเสนอประสบการณ์การเรียนรู้ที่ตรงเป้าหมายให้กับพนักงานใหม่ ทั้งช่วยปฏิวัติการวิเคราะห์ข้อมูลพนักงานได้อีกด้วย การใช้ AI อย่างถูกต้องช่วยระบุข้อจำกัด ปัญหาหรืออุปสรรคในกระบวนการโอนพนักงานใหม่จากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่ง แผนกทรัพยากรบุคคลสามารถสร้างกระบวนการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพโดยการป้อนข้อมูลทักษะ ความเชี่ยวชาญ และความสนใจของพนักงานใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. การบริหารงานในสำนักงาน (Administration)
ภายใต้การบริหารจัดการงานทรัพยากรบุคคล HR ทำหน้าที่หลากหลายอย่าง เช่น การสื่อสารภายในองค์กร การจัดการการยื่น/ส่งเอกสาร การติดตามอีเมล การจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนด การจัดการเงินเดือน การตรวจสอบผลงาน และงานอื่นๆ อย่างเป็นประจำ งานประจำเหล่านี้ใช้เวลาและพลังงานของ HR เป็นอย่างมาก
ด้วย AI งานระดับนี้สามารถทำได้แบบอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์จัดการที่มี AI จะถูกออกแบบมาเพื่อจัดการกระบวนการมอบหมายงาน ช่วยประสานงานกับแผนกต่างๆ คนในองค์กร ซึ่งจะมีการวางแผนงาน ดำเนินการ และติดตามงานอย่างเป็นระเบียบ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้เป็นอย่างดี
5. การรักษาพนักงานในองค์กร (Retention)
AI ช่วยทีมงานทรัพยากรบุคคลรักษาพนักงานในองค์กรได้ แม้ว่า AI จะไม่สามารถแทนที่การประชุมหรือพูดคุยส่วนตัวกับทีมงานได้ แต่ AI สามารถช่วยหาและเสนอข้อมูลในการสนับสนุนการทำงานของพนักงงานในองค์กรได้ทุกระดับ เสนอกิจกรรมที่ทำให้คนในองค์กรมีความรู้สึกผูกพันต่อองค์กร เมื่อพนักงานมีการเข้าถึงระบบต่างๆที่สนับสนุนการทำงาน ความพึงพอใจของพนักงานที่มีต่อองค์กรก็จะสูงขึ้นตาม
HR มักต้องทำงานเหล่านี้ซ้ำๆ เมื่อ AI ดูแลงานเช่นนี้ให้ ทีมงานทรัพยากรบุคคลสามารถทุ่มเทให้กับการแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนแทน บางระบบ AI ถูกออกแบบมาเพื่อให้ทำความรู้จักพนักงานที่กำลังมองหาทางออกจากองค์กร ระบบจะทำการวิเคราะห์กิจกรรมคอมพิวเตอร์และข้อมูลการเรียกดูของพนักงาน จากข้อมูลเหล่านี้ ทีมงานทรัพยากรบุคคลสามารถดำเนินการที่เหมาะสมเพื่อรักษาพนักงานคนนั้นไว้ได้อย่างทันท่วงที
6. การจัดการตารางการทำงานภายในองค์กร (Schedule Maintenance)
บริษัทส่วนใหญ่มีองค์กรที่มีการทำงานแบบเชื่อมโยงกันระหว่างแผนกต่างๆ การกำหนดตารางงานประจำวันกลายเป็นงานที่ยุ่งยาก ยิ่งลักษณะการทำงานแบบHybrid หรือ work from home เข้ามาเกี่ยวข้องด้วยแล้วนั้น สำหรับทีมงานทรัพยากรบุคคล การพิจารณาปฏิทินกิจกรรมขององค์กรจะกลายเป็นเรื่องยากและมักจะถูกจัดอยู่ในลำดับความสำคัญต่ำๆ บ่อยครั้งที่ HR อาจจะละเลยหรือลืมบางกิจกรรมขององค์กรไป
AI สามารถใช้ในการจัดระเบียบและจัดการปฏิทินส่วนตัวของพนักงานทุกคนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยเตือนให้พนักงานทราบเกี่ยวกับกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น กำหนดวันที่ส่งหน้าที่งาน การเตรียมงาน การประชุม และหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบในอนาคตให้สอดคล้องกันทุกฝ่าย ด้วยการดูแลตารางงานประจำวันอย่างมีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับพนักงานคนอื่นที่ต้องทำงานร่วมกันด้วย พนักงานจะมีเวลามากขึ้นในการให้ความสำคัญกับงานที่สำคัญ ช่วยเพิ่มผลิตภาพการทำงานขององค์กรให้ดียิ่งขึ้น
7. การตอบคำถามและการพูดคุยกับทีมงานทรัพยากรบุคคล (Response to Queries)
AI สามารถสร้างแชทบอทด้าน HR ขึ้นมาได้ แชทบอทสามารถใช้ในการตอบคำถามของพนักงานในองค์กร HR บางครั้งต้องตอบคำถามจากพนักงานจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นพนักงานใหม่หรือเก่า แชทบอท AI สำหรับตอบคำถามจะ ช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมาก
ด้วย AI ทรัพยากรบุคคลสามารถประหยัดเวลาที่ HR ต้องใช้ในการอธิบายนโยบาย เช่น นโยบายประกันขององค์กร วันหยุดและวันทำงาน การจัดการค่าใช้จ่าย และคำถามที่เกี่ยวข้องอื่นๆ โดยที่ AI จัดการคำถามเหล่านั้น HR สามารถใส่ลำดับความสำคัญ สร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในองค์กรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และก่อให้ความพอใจสูงสุดของพนักงานต่อองค์กรได้
สิ่งที่ต้องคำนึงเมื่อคุณคิดจะใช้ AI ช่วยในการทำงาน
การใช้เทคโนโลยี AI ในทรัพยากรบุคคลและการสรรหางานมีประโยชน์หลายอย่าง อย่างไรก็ตาม การใช้ปัญญาประดิษฐ์ในการตัดสินใจเรื่องสำคัญๆระดับที่สูงในองค์กรอาจจะต้องให้ความสำคัญและระมัดระวังอย่างยิ่ง ทีมงานทรัพยากรบุคคลที่ยังไม่คุ้นเคยหรือมีประสบการณ์ไม่เพียงพอเกี่วกับการใช้AI อาจก่อให้เกิดผลกระทบตามมาภายหลังได้
อุปสรรคที่สำคัญที่สุดของการใช้ AI คือขาดความรู้สึกและความเห็นอกเห็นใจ. AI ไม่สามารถดำเนินการติดต่อสื่อสารได้อย่างมนุษย์ทำ สำหรับการใช้งาน AI จะมีความยากที่จะตัดสินใจเกี่ยวกับผู้สมัครงานตามพฤติกรรมของผู้สมัคร ในขณะที่AI สามารถจัดการงานที่ซ้ำซากและงานด้านการบริหารบางอย่างได้ บางเรื่องที่ซับซ้อนกว่า เช่น งานเกี่ยวกับอารมณ์ความรู้สึกของมนุษย์ยังคงต้องอาศัยทีมงานทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิภาพจัดการอยู่
ที่มา:
