ในแต่ละวันผู้จัดการจะมีภารกิจมากมาย ถ้าไม่สามารถ Set Work Priority บริหารจัดการหรือจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดีและรัดกุม ก็มีโอกาสจะเป็นวันที่น่าปวดหัวมาก ๆ เพราะไหนจะต้องรับผิดชอบงานกลยุทธ์ การวางแผนระยะยาว ต้องรับผิดชอบงานภายในและลุยงานภายนอกองค์กร

ถ้าคนที่เป็นผู้จัดการไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้ ก็คงจะส่งผลกระทบต่อ

• ความรวดเร็วในการทำงาน
• ทำให้เกิดคอขวด
• การตัดสินใจล่าช้า
• งานสะดุด
• งานไม่คืบหน้า
• ลูกค้าไม่พอใจ
• ประสิทธิภาพองค์กรตกต่ำ
• ผลงานตกเป้า
• บริษัทไม่เจริญก้าวหน้า

ดังนั้นการจัดลำดับความสำคัญของงานสำหรับคนที่เป็นผู้จัดการจึงเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะถ้ามีความเข้าใจเรื่องนี้แล้ว ก็จะทำให้

• ผลงานมีมากยิ่งขึ้น
• ประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้น
• กระบวนการทำงานภายในรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
• ความพึงพอใจลูกค้าก็จะสูงขึ้น
• ยอดขายทะลุเป้าหมาย
• การเติบโตของบริษัทก็สูงลิ่ว

บทความนี้จึงได้นำ 5 วิธี Set Work Priority ฉบับผู้จัดการที่เก่งกาจ มาแบ่งปันเพื่อเป็นแนวทางสำหรับคนที่เป็นผู้จัดการ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวันได้ดียิ่งขึ้น

5 วิธี Set Work Priority

1. เริ่มต้นด้วยการจัดทำรายการงานที่ต้องทำ

ทุกวันก่อนเริ่มทำงาน สิ่งแรกที่ผู้จัดการจะต้องทำคือเขียนรายการงานที่ต้องทำหรืองานที่ค้างอยู่ออกมาให้ครบถ้วน ตรงนี้หลายคนอาจจะทำไว้ตั้งแต่ตอนกลางคืนหรือช่วงเย็นก็ทำได้เช่นกัน หลักการตรงนี้สำคัญมาก เพราะว่าผู้จัดการหลายคนมักจะเริ่มต้นทำงานด้วยการเปิดคอมพิวเตอร์แล้วก็เช็คอีเมล ซึ่งเป็นการเริ่มต้นการทำงานที่อันตรายมาก เพราะเมื่อคุณเปิดคอมพิวเตอร์และเข้าไปในโลกออนไลน์แล้ว กว่าคุณจะเงยหน้าขึ้นมาอีกทีนึงก็อาจจะล่วงเลยไปหลายชั่วโมงแล้วก็ได้

ดังนั้น กระดุมเม็ดแรกที่สำคัญที่สุดคือ ตั้งสติ แล้วจดบันทึกออกมาว่าวันนี้มีภารกิจอะไรที่ต้องทำให้สำเร็จบ้าง

2. ระบุงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน

เมื่อได้จดรายการงานทั้งหมดแล้ว อย่าเพิ่งลงมือทำงานทันทีโดยการไล่ทำงานทีละข้อตาม Check List เด็ดขาด เพราะวิธีนี้ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ และโอกาสจะทำงานสำเร็จทั้งหมดก็น้อย แต่ควรเริ่มจากการมองภาพรวมงานทั้งหมดก่อนว่างานไหนสำคัญ งานไหนด่วน หรืองานไหนทั้งด่วนและสำคัญซึ่งเราต้องมุ่งโฟกัสเลยในวันนี้

3. จัดลำดับความสำคัญของงาน

เมื่อแยกแยะได้แล้วว่างานไหนสำคัญ งานไหนเร่งด่วนก็พิจารณาต่อเลยว่ามีงานอะไรที่เราควรทำเอง (Do) มีงานไหนที่เราควรมอบหมายให้ทีมช่วย (Delegate) หรือมีงานไหนที่ไม่จำเป็นต้องทำวันนี้ก็เลื่อนออกไปก่อน (Delay)

4. กำหนดระยะเวลาที่ต้องใช้ในแต่ละงาน

เรื่องนี้คล้าย ๆ ตอนเราวางแผนทำข้อสอบสมัยเรียนหนังสือ (บางคนอาจจะไม่เคยวาง) คือต้องกะเวลาการทำข้อสอบข้อละกี่นาที เพื่อให้ทำทันครบภายในเวลาที่กำหนด ในการทำงานแต่ละอย่างก็เช่นกัน ผู้จัดการควรวางแผนและกำหนดเวลาให้ชัดเจน ไม่เช่นนั้นจะทำแต่ละงานไปเรื่อย เสร็จเมื่อไหร่ก็เมื่อนั้น ซึ่งแบบนี้ไม่ work เท่าไหร่ ผมขอยกตัวอย่างการกำหนดระยะเวลาการทำงานประจำวัน เช่น

• งานวางแผนน่าจะต้องใช้สัก 1 ชั่วโมง
• งานติดต่อประสานงานกับโรงงานสัก 30 นาที
• งานที่ต้องคุยกับ Supplier 30 นาที
• งานประชุมกับแผนกบัญชีสัก 20 นาที
• งานที่ต้องโค้ชทีมอีก 1 ชั่วโมง
• งานประชุมผ่าน Zoom กับลูกค้าสองราย รายละ 30 นาที

หลังจากนั้นก็นำงานแต่ละงานไปใส่ในตารางเวลาประจำวันได้เลย แค่นี้ก็พอมองเห็นแล้วว่ากำหนดการทำงานวันนี้เราจะต้องทำอะไรบ้าง

5. บริหารจัดการสิ่งที่ขัดจังหวะให้ดี

แม้ว่าเราจะกำหนดเวลาที่ชัดเจนไว้แล้วว่าเราจะทำอะไรในช่วงเวลาไหน แต่ในการทำงานจริงก็มีโอกาสที่จะมีงานแทรก ลูกค้าโทรมา ลูกน้องขอหารือ และอื่น ๆ อีกสารพัดที่มา “ขัดจังหวะ” การทำงานตามแผน ซึ่งเราต้องบริหารจัดการ มีเทคนิคหลายอย่างที่อยากแชร์คือ ผู้จัดการอาจจะต้องเผื่อเวลาว่างไว้ในแต่ละช่วงเวลา เช่น กำหนดการทำงานตามแผนจาก 09:00-10:30 และจาก 10:30-11:00 ก็กำหนดเป็น Free Time ที่ปล่อยอิสระไว้ 30 นาทีเผื่อให้ลูกน้องมาหารือหรือโทรกลับสายที่เป็น Missed Calls ช่วงบ่ายอาจจะกำหนด Free Time ไว้สักสองช่วงก็ได้ แบบนี้เราก็จะมีเวลาโฟกัสการทำงานตามแผนมากขึ้น

เมื่อคนที่เป็นผู้จัดการได้อ่านบทความจนถึงตอนนี้แล้วผมเชื่อว่าท่านก็พอจะได้ไอเดียในการ Set Work Priority จัดลำดับความสำคัญของงานประจำวันมากขึ้น ลองนำไปใช้งานดูนะครับว่าได้ผลลัพธ์เป็นอย่างไรบ้าง

ขอบคุณบทความดีๆ จาก : https://deoneacademy.com/5-ways-to-set-work-priority-for-manager/