เมื่อทราบถึงวิธีสังเกตหรือสัญญาณบ่งบอกว่าพนักงานกำลังเผชิญความเครียดจากภาวะ Workload กันไปแล้ว ก็ถึงเวลาของหัวหน้างานที่ต้องลงสนามเพื่อแก้ไขปัญหานี้ให้พนักงาน มาดูวิธีลด Workload ของพนักงานแบบง่าย ๆ ที่ HumanOS อยากแนะนำ

1. แบ่งสรรปันส่วนจำนวนงานให้ดี

อันดับแรกเลยคือเรื่องของจำนวนชิ้นงาน ที่หัวหน้าต้องเป็นคนลงมาจัดการ โดยต้องสกรีนให้ลูกทีมก่อนว่างานชิ้นไหนสำคัญมากหรือสำคัญน้อย และจัดการกำหนดสเดดไลน์ของแต่ละงานให้ชัดเจน เพื่อไม่ให้ทุกงานเป็นงานที่รีบไปเสียหมด ไม่เช่นนั้นจะกลายเป็นดินพอกหางหมูให้กับทีม ที่สำคัญควรเกลี่ยงานให้คนในทีมช่วยกันทำอย่างเหมาะสม

2. ต้องรู้ว่าใครถนัดงานแบบไหน

การใช้คนให้ถูกกับงาน ยังถือเป็นที่เรื่องสำคัญ เพราะแต่ละคนมักมีความถนัดที่แตกต่าง การจะหวังให้พนักงานทำงานทุกอย่างได้ อาจไม่ถูกต้องทั้งหมด การที่พนักงานทำสิ่งที่ถนัดและมีทักษะที่ตรงกับเนื้องาน มักจะได้งานที่มีประสิทธิภาพมากกว่าเสมอ อีกทั้งยังอาจช่วยประหยัดเวลา สามารถเคลียร์งานได้เร็วกว่า แต่การให้ใครทำอะไรที่ไม่ถนัด ซึ่งจะทำให้เสียเวลาจนกลายเป็น Workload จนงานออกมาไม่มีคุณภาพนั่นเอง

3. ให้ลูกทีมทำ To-Do List

พยายามกระตุ้นให้ลูกทีมจัดทำ To-Do List ส่วนตัวของตัวเอง หรือใช้เครื่องมือและแอปฯ To-do List เพื่อเป็นการจัดลำดับความสำคัญของแต่ละชิ้นงานที่ถืออยู่ในมือ บางครั้งการที่มีงานถาโถมเข้ามามาก ๆ อาจทำให้คนเราเกิดความกดดัน จับต้นชนปลายไม่ถูก ว่าควรจะเริ่มอะไรจากตรงไหน การมี To-Do List ส่วนตัวติดตัว จะช่วยให้บริการจัดการภาระงานได้ดีและลด Workload ได้แน่นอน

4. สร้างตารางงานร่วมกัน

เมื่อมี To-Do List ส่วนตัวกันไปแล้ว ก็ควรมีตารางงานของทีม เพื่อเอาไว้คอยอัปเดต Workload ภาพรวมของทีมด้วย จุดนี้จะช่วยให้ทั้งตัวหัวหน้าและลูกทีมเองได้รู้ถึงงานทั้งหมด ว่าใครทำอะไร งานชิ้นนี้ไปถึงไหนแล้ว ยังเหลืองานกี่ชิ้นที่ยังไม่เสร็จบ้าง สามารถใช้แอปพลิเคชันออนไลน์ต่างๆ เข้ามาเป็นตัวช่วย เพื่อให้ทุกคนในทีมเข้าถึง Board นี้ได้ ทำให้ทุกคนสามารถเข้าไปอัปเดตสเตตัสงานของตัวเอง อัปเดตงานของคนอื่นในทีมที่ตัวเองต้องทำต่อ ในมุมของหัวหน้าก็สามารถจัดการงานภาพรวมในทีมได้ง่าย จัดสรรงานให้ลูกทีมได้อย่างเหมาะสมยิ่งขึ้น

5. หาเวลาให้พนักงานคลายเครียด

แม้ว่างานจะหนักแค่ไหน แต่ทุกคนก็สมควรต้องได้พักผ่อน เพื่อผ่อนคลายสมองจากงานที่แสนหนักหน่วง แล้วยิ่งต้องเผชิญกับสภาวะ Workload เชื่อว่าพนักงานทุกคนย่อมเกิดความเครียด ดังนั้นหัวหน้าจึงควรกระตุ้นให้ลูกทีมหาเวลาพักในระหว่างวันดูบ้าง ไม่ควรกดดันให้ทำงานด่วนตลอดเวลา หรืออาจหาเวลาไปทานข้าวร่วมกันเป็นทีม นอกจากได้ผ่อนคลาย ได้สร้างสัมพันธ์ที่ดีในทีมแล้ว ยังได้คอยอัปเดตถึงปัญหาที่แต่ละคนเจอด้วย เพราะบางครั้งการคุยกันภายใต้บรรยากาศสบาย ๆ อาจทำให้พนักงานรู้สึกสบายใจที่จะเล่าถึงปัญหา มากกว่าการคุยกันในออฟฟิศ

พฤติกรรมหรือการแสดงออกของพนักงานที่เปลี่ยนไป ย่อมมีส่วนหนึ่งที่ต้องเกิดจากการทำงานอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของคนหรือเรื่องของสภาวะ Workload หากคนที่เป็นหัวหน้างานได้ลองสังเกตพฤติกรรมต่าง ๆ ที่เราแนะนำไปแล้ว กลับพบว่าลูกทีมของตัวเองกำลังเป็นแบบนั้นอยู่ นั่นแปลว่าสัญญาณอันตรายกำลังเกิดขึ้นกับทีมอย่างแน่นอน ควรต้องรีบแก้ไข หาทางพูดคุยและจัดการกับ Workload เหล่านั้นให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด เพื่อความสุขในการทำงานของทุกฝ่าย

เครดิต : JobDB