เจ้าของและผู้นำธุรกิจสามารถทำให้ระบบหลังบ้านที่น่าเบื่อดำเนินการได้โดยอัตโนมัติและเพิ่มประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้พนักงานมีประสิทธิผลและประสบความสำเร็จในบทบาทของตนมากขึ้น และมีทัศนวิสัยแบบเรียลไทม์ในการทำงานภายในองค์กรด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ ERP ทรัพยากรนี้จะแสดงภาพรวมเชิงลึกในหัวข้อการวางแผนทรัพยากรองค์กร โดยจะประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

ระบบ ERP คืออะไร

ระบบ ERP ประกอบด้วยแอปพลิเคชันและเครื่องมือที่ช่วยให้ทุกส่วนงานของธุรกิจสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิผลยิ่งขึ้น ระบบ ERP ผสานรวมทุกแง่มุมขององค์กรไว้ในระบบข้อมูลเดียวที่ครอบคลุม ตัวอย่างเช่น พนักงานในส่วนการวางแผนและกำหนดเวลาสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันกับพนักงานในส่วนการจัดการทางการเงินตามความต้องการเฉพาะของตน ข้อมูลทั้งหมดพร้อมใช้งานแบบเรียลไทม์ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถตัดสินใจทางธุรกิจได้เร็วขึ้นและมีข้อมูลมากขึ้น ด้วยระบบ ERP การทำงานทางธุรกิจที่สำคัญทั้งหมด ได้แก่ การประเมิน การผลิต การเงิน ทรัพยากรมนุษย์ การตลาด การขาย การจัดซื้อ ได้แบ่งปันแหล่งข้อมูลส่วนกลางล่าสุด ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรเพิ่มประสิทธิภาพการรวบรวม จัดเก็บ และการใช้ข้อมูลขององค์กร ระบบ ERP ที่เหมาะสมสามารถช่วยคุณรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากที่ต่าง ๆ ไว้ในที่เดียวกัน ณ ศูนย์กลาง เช่น

• การเงิน & การบัญชี
• ทรัพยากรมนุษย์
• การบริหารลูกค้าสัมพันธ์
• การจัดการการผลิต
• ซอฟต์แวร์ระบบรายงานอัจฉริยะ
• การจัดการคลังสินค้า
• การจัดการสินค้าคงคลัง
• การจัดการห่วงโซ่อุปทาน
• ระบบขายหน้าร้าน (POS)
• อีคอมเมิร์ซ

ประโยชน์หลักของระบบ ERP

เหตุใดจึงมีธุรกิจทุกขนาดที่ใช้ระบบ ERP เพิ่มขึ้นกว่าแต่ก่อน ต่อไปนี้คือเหตุผลและประโยชน์หลักบางข้อที่องค์กรใช้ระบบ ERP

• การเงิน & การบัญชี
• มอบทัศนวิสัยแบบเรียลไทม์ในการดำเนินงานแก่ผู้นำทางธุรกิจ
• มอบการเข้าถึงห่วงโซ่อุปทานทั่วโลกแก่ผู้นำทางธุรกิจและทีมได้ในทันที
• ทำให้ผู้นำทางธุรกิจระบุปัญหา ค้นพบโอกาส และตัดสินใจได้เร็วขึ้นซึ่งส่งผลกระทบต่อส่วนต่าง ๆ ของธุรกิจ
• ช่วยทำให้งานที่น่าเบื่อหน่ายและกระบวนการซ้ำซ้อนดำเนินการโดยอัตโนมัติ
• มอบเครื่องมือและข้อมูลที่จำเป็นต่อพนักงานเพื่อดำเนินการให้ประสบความสำเร็จ
• มอบความจริงเพียงหนึ่งเดียวสำหรับองค์กร
• สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ (นอกสถานที่และจากอุปกรณ์เคลื่อนที่)
• ช่วยเพิ่มความสามารถในการทำงานในทีมของคุณ
• ทำให้การทำงานร่วมกันภายในทีมและกับผู้จำหน่ายภายนอกง่ายขึ้น
• นำเสนอเครื่องมือการรายงานและการคาดการณ์ที่ทรงพลังซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับอนาคตของธุรกิจได้
• รักษาข้อมูลให้ปลอดภัยและช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจจะยังคงดำเนินต่อไปตามกฎหมายข้อบังคับและแนวทางปฏิบัติด้านกฎระเบียบทั่วโลก

วิธีการตัดสินใจว่าธุรกิจของคุณต้องการ ERP หรือจะต้องการเมื่อใด

ทุกธุรกิจมีเอกลักษณ์และพบเจอปัญหาที่แตกต่างกันในแต่ละช่วงเวลา ดังนั้นคำถามคือคุณจะตัดสินใจได้อย่างไรว่าการลงทุนในการวางแผนทรัพยากรองค์กรนั้นเหมาะสมกับธุรกิจของคุณหรือไม่และเมื่อใดจึงเหมาะสม

หากคุณสามารถตรวจสอบรายการส่วนใหญ่ในรายการนี้ได้ อาจเป็นเรื่องที่ดีที่จะเริ่มประเมินผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ ERP และดำเนินการเพื่อจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการปรับใช้:

• สมาชิกในทีมของคุณใช้เวลามากเกินไปกับงานที่คุณรู้ว่าอาจทำงานให้เป็นระบบอัตโนมัติได้หรือทำให้มีประสิทธิภาพได้
• คุณไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับธุรกิจอย่างมีข้อมูลได้
• คุณทำงานกับผู้จำหน่ายและแอปพลิเคชันภายนอกทั่วโลก
• คุณมีเครื่องมือและกระบวนการซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันจำนวนมากที่คุณได้ปรับเปลี่ยนและใช้กับธุรกิจของคุณในช่วงหลายปีที่ผ่านมา แต่ไม่ได้เชื่อมโยงถึงกัน
• คุณไม่ทราบว่าระดับสินค้าคงคลังรายวันของคุณเป็นอย่างไร
• คุณใช้เวลาส่วนตัวในการค้นหาข้อมูล พยายามเพิ่มความสามารถในการทำงานและประสิทธิผล รวมถึงผสานรวมเครื่องมือใหม่ที่จำเป็นต่อการปรับขนาดมากเกินไป ทีมของคุณไม่สามารถทำงานร่วมกันหรือแบ่งปันข้อมูลได้อย่างง่ายดาย
• คุณไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นทางธุรกิจและข้อมูลเมื่อคุณอยู่นอกบริษัท
• คุณกำลังมีปัญหาในการติดตามการเปลี่ยนแปลงในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• คุณพบหรือระบุปัญหาได้ในเวลาที่สายเกินไป กล่าวคือคุณจะไม่สามารถดำเนินการเชิงรุกได้ตามที่ต้องการเมื่อต้องระบุปัญหาที่ต้องแก้ไขเพื่อให้การดำเนินงานของคุณราบรื่น

หากสถานการณ์ของคุณตรงกับรายการข้างต้นอย่างน้อยหกสิบหรือเจ็ดสิบเปอร์เซ็นต์ แปลว่าถึงเวลาที่คุณจะเริ่มสำรวจผู้จำหน่ายระบบ ERP ได้แล้ว

โปรดใช้รายการตรวจสอบที่ระบุไว้ด้านบนเพื่อแสดงให้เห็นถึงการลงทุนที่จำเป็นเพื่อใช้ระบบ ERP ในธุรกิจของคุณ ทำรายการปัญหาเฉพาะที่คุณคิดว่าองค์กรของคุณมีและพูดคุยกับผู้มีอำนาจตัดสินใจว่าคุณคิดว่าโซลูชั่น ERP จะช่วยได้อย่างไร

วิธีเลือกโซลูชั่นที่เหมาะสม

เพื่อช่วยคุณผ่านกระบวนการนี้ต่อไปนี้ โปรดดูแปดขั้นตอนง่าย ๆ ต่อไปนี้เพื่อเลือกระบบ ERP ให้ประสบความสำเร็จ

• ขั้นตอนที่ 1: การประเมิน – รวมเหล่าผู้นำของคุณและเริ่มการสนทนาเบื้องต้นเกี่ยวกับ ERP ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีความโปร่งใสในการประเมินผู้ให้บริการ
• ขั้นตอนที่ 2: ทำการประเมิน – ดูที่ธุรกิจและการดำเนินงานของคุณอย่างมีวิจารณญาณเพื่อตัดสินใจว่าสิ่งใดจะใช้งานได้ดี สิ่งใดท้าทายคุณและปัญหาที่คุณได้พบ และสิ่งใดที่คุณคิดว่าต้องการเพื่อปรับขนาดหรือปรับปรุง
• ขั้นตอนที่ 3: ตั้งเกณฑ์ – พัฒนาเกณฑ์มาตรฐานที่จะใช้ในการประเมินผู้จำหน่าย เกณฑ์อาจประกอบด้วยคุณสมบัติ ราคา แพลตฟอร์ม และอื่น ๆ ที่ทีมคิดว่าสำคัญต่อการประเมิน
• ขั้นตอนที่ 4: กำหนดการเพื่อรับคำปรึกษา – กำหนดการโทรศัพท์ การประชุมแบบตัวต่อตัว หรือการสาธิตออนไลน์กับตัวแทนขายและผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภัณฑ์จากผู้จำหน่ายที่คุณกำลังพิจารณา หาความประทับใจแรกเกี่ยวกับแต่ละบริษัทและพยายามจดบันทึกความแตกต่างระหว่างผู้จำหน่ายที่คุณคุยด้วย
• ขั้นตอนที่ 5: จัดทำรายชื่อที่เข้าเกณฑ์ – จำกัดรายชื่อให้เหลือผู้จำหน่าย 2-3 รายที่คุณต้องการติดตามผลด้วย
• ขั้นตอนที่ 6: ติดต่อ – ติดต่อผู้จำหน่ายจากรายชื่อที่เข้าเกณฑ์ของคุณและกำหนดการโทรติดตามผลเพื่อเรียนรู้วิธีที่ผลิตภัณฑ์นั้น ๆ จะสามารถช่วยเหลือธุรกิจของคุณได้เพิ่มเติม
• ขั้นตอนที่ 7: เตรียมคำถามที่ระบุถึงข้อกังวลของคุณ – เตรียมคำถามที่เฉพาะเจาะจงซึ่งคุณต้องการให้ผู้จำหน่ายแต่ละรายระบุที่อยู่ระหว่างการโทรติดตามผล
• ขั้นตอนที่ 8: ตรวจสอบแหล่งอ้างอิงผู้ขาย – พูดคุยกับบริษัทอื่น ๆ ที่ใช้ระบบ ERP จากผู้จำหน่ายที่คุณกำลังพิจารณาอยู่ ตรวจสอบสิ่งที่พวกเขาชอบ สิ่งที่พวกเขาไม่ชอบ สิ่งที่พวกเขาไม่ได้คาดการณ์เอาไว้ ความต้องการที่จะแนะนำผู้จำหน่ายรายนั้นให้แก่ผู้อื่น และหาข้อมูลจากพวกเขาให้มากที่สุดเพื่อการตัดสินใจครั้งสุดท้าย เมื่อคุณเลือกผู้จำหน่าย ERP สำหรับธุรกิจและความต้องการของคุณแล้ว ให้ใช้เวลาในการกำหนดขอบเขตโครงการทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ ทำงานร่วมกับผู้จำหน่าย ERP ของคุณเพื่อกำหนดเป้าหมายหลักตามกำหนดการและวางแผนเส้นทางเพื่อไปสู่ความสำเร็จ

การใช้ระบบ ERP ในองค์กรของคุณ

ในที่สุด เมื่อคุณพร้อมที่จะใช้ระบบ ERP ในองค์กรของคุณ ให้ทำตามแนวทางการปฏิบัติที่ดีที่สุดและเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าจะดำเนินอย่างประสบความสำเร็จ

• ทำความเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจและข้อกำหนดสำคัญ ทำความเข้าใจอย่างถ่องแท้เรื่องส่วนงาน กระบวนการ และเครื่องมือทั้งหมดที่ประกอบขึ้นเป็นธุรกิจของคุณ ใช้เวลาในการจดบันทึกส่วนงานที่เป็นปัญหา กระบวนการที่มีประสิทธิภาพ คำถามที่มี และข้อสังเกตอื่น ๆ ที่คุณต้องการบันทึกเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการใช้ระบบใหม่ในธุรกิจของคุณ
• สร้างเหตุผลทางธุรกิจสำหรับ ERP ด้วย ROI เชิงบวก ทำรายการประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์ ERP แบ่งปันรายการของคุณกับสมาชิกในทีม ผู้มีอำนาจตัดสินใจ และผู้ถือหุ้นหลัก มุ่งเน้นสิ่งไม่มีประสิทธิภาพในองค์กรของคุณ ณ เวลานี้และเหตุผลที่คุณคิดว่าระบบ ERP จะช่วยได้ ตัดสินใจเลือกดัชนีชี้วัดผลงานหลัก (KPI) ที่คุณสามารถวัดผลได้เมื่อใช้ระบบใหม่อย่างเต็มที่ทั่วทั้งองค์กร
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดการโครงการและการลงทุนในทรัพยากรมีความเหมาะสม มอบหมายให้สมาชิกในทีมของคุณมีหน้าที่จัดการกระบวนการใช้ตั้งแต่ต้นจนจบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลดังกล่าวมีทรัพยากรที่จำเป็นต่อการดำเนินการให้ประสบความสำเร็จ
• รับความมุ่งมั่นของผู้บริหารและองค์กร รับการสนับสนุนและความมุ่งมั่นอย่างเต็มที่จากทุกคนในองค์กรของคุณจากทุกระดับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ เหตุผลที่คุณดำเนินการเช่นนั้น และการดำเนินการของคุณจะส่งผลกระทบต่อพวกเขาและผลงานของพวกเขาอย่างไร
• ตระหนักถึงคุณค่าของการวางแผนตั้งแต่เนิ่น ๆ ลดระยะเวลาที่ต้องใช้ในการใช้ระบบ ERP ในองค์กรของคุณอย่างเต็มที่โดยการวางแผนล่วงหน้า คิดเกี่ยวกับทรัพยากรที่คุณต้องการในแต่ละขั้นตอนเพื่อให้ขั้นตอนการปรับใช้เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากที่สุด
• มุ่งเน้นไปที่การโยกย้ายข้อมูลในช่วงต้นของกระบวนการใช้ กำหนดจำนวนข้อมูลในอดีตที่คุณต้องการจะโอนย้ายเข้าสู่ระบบ จากนั้นวางแผนที่จะเริ่มต้นกระบวนการโอนย้ายให้เร็วที่สุด การรอจนถึงนาทีสุดท้ายอาจสร้างความเสียหายให้แก่การดำเนินธุรกิจของคุณได้ ลงทุนในการจัดการการฝึกอบรมและการเปลี่ยนแปลง ให้พนักงานและสมาชิกในทีมมีเวลาทำความเข้าใจว่าเหตุใดคุณจึงใช้ระบบใหม่และจะส่งผลต่อบทบาทของตนอย่างไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนได้เข้าร่วมและสนับสนุนให้สมาชิกในทีมติดต่อคุณเมื่อพวกเขาต้องการความช่วยเหลือ
• รู้ว่าเพราะเหตุใดคุณจึงใช้ ERP โปรดจำไว้ว่าเหตุใดคุณจึงใช้ระบบใหม่ในตั้งแต่แรก กำหนดข้อกำหนด สร้างตัวชี้วัด และสร้างแผนธุรกิจที่ชัดเจนว่าประโยชน์ใดบ้างที่มีต่อบริษัทซึ่งคาดการณ์ว่าจะได้รับจากการใช้นี้
• ขอรับความช่วยเหลือจากภายนอกเมื่อต้องการ หากคิดว่าคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเล็กน้อยในระหว่างกระบวนการใช้ โปรดติดต่อที่ปรึกษา และใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญและคำแนะนำเหล่านั้น

การปฏิบัติตามคำแนะนำและแนวทางการปฏิบัติที่ดีที่สุดจะทำให้กระบวนใช้ทั้งหมดราบรื่นยิ่งขึ้น คำแนะนำและแนวทางเหล่านี้ยังจะช่วยให้คุณได้รับการยอมรับที่คุณต้องการจากพนักงานเพื่อบรรลุเป้าหมายและดัชนีชี้วัดผลงานที่คุณต้องการในการดำเนินการต่อหลังจากที่ระบบเข้าที่เข้าทางแล้ว

ในการสร้างองค์กรที่ยั่งยืนและปรับขนาดได้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจปัจจุบัน คุณต้องใช้เครื่องมือที่ช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพงาน เพิ่มความสามารถในการทำงาน และใช้ประโยชน์จากข้อมูลแบบเรียลไทม์ ระบบ ERP ที่เหมาะสมสามารถนำคุณไปสู่เส้นทางการดำเนินการที่ถูกต้องได้

ที่มา : https://www.epicor.com/th-th/resources/articles/what-is-erp/