เคยฝันถึงงานหรือคิดถึงเรื่องงานจนนอนไม่หลับไหม

แน่นอนว่าเคยกันอยู่แล้ว บางคนถึงขั้นฝันว่าตัวเองทำงานต่อในฝัน และแทนที่จะได้พักผ่อนกลับตื่นมาด้วยความอ่อนเพลียเสียอย่างนั้น สาเหตุที่เป็นเช่นนี้ไม่ใช่เพราะเรารักงานปานจะกลืนกินอะไรขนาดนั้น แต่เป็นเพราะเรามี ‘สิ่งที่ต้องทำ’ ในชีวิตเยอะจนปล่อยวางไม่ได้ต่างหาก!

ทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว บางทีชีวิตก็มีเรื่องต้องจัดการเยอะไปหมดจนเรารู้สึกจับต้นชนปลายไม่ถูก แรกๆ หลายคนอาจเน้นใช้สมองจำ เพราะงานเยอะจนไม่อยากเสียเวลาจดลงสมุด แต่พอปล่อยไปนานๆ อาจเริ่มรู้สึกแล้วว่าเรา ‘กังวล’ ถึงขั้นเก็บไปฝันหรือ ‘ลืม’ นั่นนี่บ่อยๆ

ทางแก้ที่เราสามารถทำได้ง่ายๆ เลยคือการเขียน “สิ่งที่ต้องทำ” (To Do List)

การเขียนสิ่งที่ต้องทำนั้นดีต่อสมองและส่งผลดีต่อประสิทธิภาพในการทำงานอย่างไม่น่าเชื่อ! เรามาดูกันดีกว่าว่าข้อดีของมันมีอะไรบ้างและถ้าหากเราอยากนำไปปรับใช้บ้าง มีอะไรที่ควรทำและไม่ควรทำ

ประโยชน์ของการจดสิ่งที่ต้องทำ

เดวิด โคเฮน นักเขียนและนักจิตวิทยาชาวอเมริกัน คือคนหนึ่งที่จดสิ่งที่ต้องทำลงในกระดาษทุกวัน สิ่งนี้เองช่วยให้ชีวิตอันยุ่งเหยิงของเขาเป็นระเบียบมากขึ้น เขาบอกว่า “คนที่บ้านบอกว่าชีวิตผมวุ่นวายไปหมด แต่ผมว่ามันจะยิ่งแย่กว่าเดิมหากผมไม่จดสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน”

สำหรับโคเฮนแล้ว รายการสิ่งที่ต้องทำช่วยลดความวิตกกังวลได้มาก

หลายครั้งความกังวลและความรู้สึกท่วมท้นนี้เองเป็นตัวการสำคัญที่ทำให้งานของเราไม่คืบหน้า เพราะความรู้สึกที่ว่า ‘งานเยอะไปหมด’ ไม่เพียงแค่สร้างความเครียด แต่ทำให้เราจัดลำดับความสำคัญไม่ถูกอีกด้วย หลายครั้งเรามักจะหันไปทำงานง่ายๆ แทนงานที่สำคัญเพราะมันทำได้ง่ายกว่า

เมื่องานสำคัญยังไม่สำเร็จ แน่นอนว่าความกังวลยังไม่ได้หายไปไหน แล้วไหนจะงานเล็กน้อยๆ อื่นๆ อีก มาถึงตรงนี้เราอาจสงสัยว่า ทำไมสมองเราถึงจดจ่อกับสิ่งที่ยังไม่ได้ทำขนาดนี้

เราเรียกสิ่งนี้ว่า “The Zeigarnik Effect” หรือการที่คนเราจดจำสิ่งที่ ‘ต้องทำ’ ได้มากกว่าสิ่งที่ ‘ทำเสร็จแล้ว’ ในการศึกษา ผู้วิจัยได้สังเกตพนักงานเสิร์ฟในร้านอาหารว่า สามารถจำเมนูอาหารก่อนและหลังเสิร์ฟได้ดีแค่ไหน ผลพบว่าส่วนใหญ่จะจำรายการที่เสิร์ฟไปแล้วแทบไม่ได้เลย ราวกับว่าสมองยอมปล่อยข้อมูลเหล่านี้ทิ้งไปแล้วเมื่อเสร็จภารกิจ

ด้วยเหตุนี้นี่เอง การมีสิ่งที่ต้องทำเยอะๆ ทำให้เราพะวงไม่หาย แล้วเราจะแก้อย่างไรในเมื่อไม่สามารถทำทุกอย่างให้เสร็จพร้อมกันได้ หรือเราต้องฝืนทำทุกอย่างให้เสร็จจริงๆ เท่านั้นหรือถึงจะหายกังวล

คำตอบคือไม่เสมอไป! อีกงานวิจัยจากมหาวิทยาลัยเวคฟอเรสต์ พบว่า “การจดสิ่งที่ต้องทำ” ช่วยให้เราวิตกกังวลน้อยลง ไม่แพ้การทำงานเสร็จแล้วเลย ในงานวิจัยได้ให้ผู้เข้าร่วมการทดลองทำกิจกรรมอุ่นเครื่องก่อนเริ่มทำภารกิจหลัก โดยผลพบว่าหากพวกเขาทำกิจกรรมอุ่นเครื่องไม่เสร็จ แล้วต้องทำภารกิจจริงๆ ต่อ มักจะทำออกมาได้ไม่ดี อย่างไรก็ตาม เมื่อผู้ร่วมทดลองได้มีโอกาสจดและวางแผนการทำกิจกรรมอุ่นเครื่องต่อให้เสร็จ ก่อนจะเปลี่ยนไปทำภารกิจหลัก ผลพบว่าพวกเขาทำงานได้ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

อีกงานวิจัยจากมหาวิทยาลัยควีนส์แลนด์ในปี 2011 ก็ได้ผลลัพธ์ออกมาคล้ายๆ กัน พวกเขาพบว่าผู้ร่วมการทดลองที่มีโอกาสได้จดสิ่งที่ต้องทำและได้วางแผนต่างๆ ไว้ มักจะทำงานตรงหน้าได้ดีขึ้น

เป็นเพราะเมื่อเราจดสิ่งที่ต้องทำไว้ เราจะไม่ค่อยกังวลกับกองงานที่เหลือ เครียดน้อยลง และโฟกัสกับงานตรงหน้าได้ดีขึ้น จะเห็นได้ว่าเราไม่จำเป็นต้องทำงานให้เสร็จเพื่อให้ความเครียดและความกังวลเบาลง เพียงแค่วางแผนว่าจะทำมันอย่างไร เท่านี้เราก็เคลียร์หัวให้พร้อมสำหรับการลุยงานที่สำคัญกว่าตรงหน้าแล้ว

เท่านั้นยังไม่พอ การจดสิ่งที่ต้องทำนั้นยังช่วยเปลี่ยนเป้าหมายที่เป็น ‘นามธรรม’ ให้ดูเป็น ‘รูปธรรม’ มากขึ้นด้วย

เราเกือบทุกคนมีปัญหากับการทำงานให้เสร็จ แต่บางคนกลับมีปัญหาตั้งแต่การนึกให้ออกว่ามีงานอะไรต้องทำบ้าง โดยเฉพาะคนที่มีเป้าหมายอันยิ่งใหญ่และดูเป็นนามธรรมจนไม่รู้ว่าจะเริ่มตรงไหนก่อน การจดสิ่งที่ต้องทำลงไปนี่แหละจะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาตรงนี้

ยกตัวอย่างเช่น หากเป้าหมายของเราคือการตีพิมพ์หนังสือ 1 เล่ม ถ้าเราไม่ได้จดว่าสิ่งที่ต้องทำมีอะไรบ้าง เราอาจต้องเจอกับปัญหาหลายอย่าง เช่น เสียเวลากับการค้นคว้ามากเกินไป เขียนไปเรื่อยๆ แบบไม่มีเป้าหมาย หรือไม่ได้เริ่มสักทีเพราะไม่รู้จะเริ่มตรงไหน การแบ่งเป้าหมายใหญ่ๆ ออกมาเป็นเป้าหมายเล็กๆ และแบ่งทำในแต่ละวันนั้นเอง จะช่วยพาเราไปสู่เป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ยิ่งไปกว่านั้น การจดสิ่งที่ต้องทำยังช่วยให้เรามองเห็น ‘งานที่ซ่อนอยู่’ อีกด้วย

หากเราเพียงแต่คิดในหัวว่าเป้าหมายของเราคืออะไร เราอาจมองไม่เห็นขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียดนัก แต่การเขียนวางแผนเป็นขั้นเป็นตอนจะช่วยให้เราค้นพบงานที่ซ่อนอยู่ ซึ่งเรานึกไม่ถึงในตอนแรก ผลที่ตามมาคือเราเตรียมพร้อมรับมือได้ดีขึ้นและมีโอกาสในการทำสำเร็จมากขึ้น

ข้อดีก็มีมากมายขนาดนี้แล้ว มาดูกันดีกว่าว่าเราจะเขียนสิ่งที่ต้องทำอย่างไรให้ได้ประโยชน์สูงสุด

คำแนะนำในการจดบันทึกสิ่งที่ต้องทำ

1. เขียนให้ละเอียด

หากเราเขียนแค่คีย์เวิร์ดสั้นๆ อย่าง “ธนาคาร” หรือ “แม่” คงจะไม่พอ สุดท้ายเราอาจจะกังวลไม่หายเพราะคำเหล่านี้ดูไม่ได้เป็นขั้นเป็นตอนอะไรเลย ซ้ำร้าย เราอาจไม่ได้ให้ความสำคัญกับสิ่งที่ต้องทำดังกล่าวด้วยซ้ำ

เปลี่ยนเป็นการเขียนให้ละเอียดว่าต้องทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร และอย่างไร จะช่วยให้เราเห็นภาพงานที่ต้องทำมากขึ้น เช่น “ไปฝากเงินที่ธนาคารตอนบ่ายสาม” และ “โทรหาแม่ตอนเย็น”

2. คำนึงถึงเวลาและนิสัยของตัวเองให้ดี

รายละเอียดไม่ใช่เพียงปัจจัยเดียวที่สำคัญ การประมาณว่างานแต่ละงาน ‘ใช้เวลา’ นานเท่าไรก็จำเป็นไม่แพ้กัน หากเราคาดการณ์พลาดและอัดงานแต่ละวันเยอะเกินไปจนทำไม่เสร็จสักอย่าง ตารางชีวิตเราจะรวนเอาได้ ดังนั้นควรคำนวณเวลาตามความเป็นจริง โดยคำนึงถึงทั้งความยาก-ง่ายของงาน และพฤติกรรมของตัวเองเข้าไปด้วย (เช่น หากเราชอบแอบงีบตอนกลางวัน หรือเหม่อบ่อยๆ อาจต้องใช้เวลาในการทำงานมากขึ้น) เมื่อตารางออกมาใกล้เคียงความเป็นจริงที่สุด เราจะบริหารจัดการเวลาได้ดีขึ้น

3. แบ่งงานใหญ่ๆ ให้เป็นงานเล็ก

หากโปรเจกต์ของเรามีสิ่งที่ต้องทำหลายอย่างให้กระจายออกมาเป็นขั้นตอนย่อยๆ ยิ่งเล็กเท่าไร ยิ่งมีแนวโน้มว่าเราจะทำโดยไม่ผัดวันประกันพรุ่ง

4. เลือกงานที่จะทำในแต่ละวันให้ดี

การเขียนสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันเยอะเกินไปนั้นก็ไม่ใช่เรื่องดี จอร์แดน เอทคิน รองศาสตราจารย์ภาคการตลาดแห่งมหาวิทยาลัยดุ๊ก กล่าวว่า “ยิ่งเขียนสิ่งที่ต้องทำมากเท่าไร ยิ่งมีโอกาสสร้างปัญหาระหว่างเป้าหมายแต่ละอันของเรา”

ดังนั้นใน ‘สิ่งที่ต้องทำรายวัน’ เราควรเขียนสิ่งที่เราต้องการทำวันนั้นจริงๆ เพื่อป้องกันไม่ให้งานเยอะเกินไปจนเป็นปัญหา ส่วนงานหรือธุระที่ทำเมื่อไรก็ได้ เราอาจจดไว้ในรายการ ‘สิ่งที่ต้องทำเมื่อว่าง’ แทน

ที่มา​ : Mission to the moon