ในปัจจุบัน การจัดการทางการเงินถือเป็นรากฐานสำคัญขององค์กรธุรกิจไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่หรือเล็ก หากมีระบบการจัดการทางการเงินที่ดีมีประสิทธิภาพ ทั้งการจ่ายเงินเดือนตรงเวลา มีการจัดการด้านสิทธิประโยชน์ และการลดหย่อนภาษีที่ถูกต้องตามกฎหมาย ย่อมส่งผลให้การทำงานภายในองค์กรราบรื่น และสร้างความพึงพอใจแก่พนักงาน ซึ่งเป็น Key Success Factor ที่สำคัญที่สุด

อย่างไรก็ตาม ผลการสำรวจของ QuickBooks (ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ด้านบัญชี) ระบุว่า เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก 67% กำลังเผชิญกับความท้าทายทางการเงิน โดยเฉพาะความซับซ้อนของการคำนวณบัญชีเงินเดือนที่มักเกิดความผิดพลาดได้ง่ายที่สุด ปัจจุบัน จึงมีโซลูชั่นที่เป็นเครื่องเข้ามาช่วยจัดการด้านการเงินที่เรียกว่า Payroll ซึ่งเป็นโปรแกรมที่หลายองค์กรธุรกิจหันมาใช้

Payroll คืออะไร

Payroll คือระบบคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ เป็นการคำนวณรายรับและรายหักของพนักงานทุกรูปแบบเพื่อให้ได้จำนวนเงินที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นเงินเดือน เงินโบนัส ค่าโอที การหักภาษี และประกันสังคม ฯลฯ โดยระบบ Payroll เป็นเครื่องมือของ HRMS (ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล) ที่จะเข้ามาช่วยให้การทำงานของฝ่ายบุคคลง่ายขึ้น ช่วยลดความผิดพลาดจากการคำนวณเงินโดยใช้โปรแกรม Excel แบบเดิม  และไม่ต้องเสียเวลาไปโอนเงินทุกๆ สิ้นเดือน นอกจากนี้ ระบบ Payroll ยังสามารถจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดให้อยู่ในที่เดียว จะเรียกดูข้อมูลย้อนหลังเมื่อไหร่ก็ได้ อีกทั้งยังสามารถปรับรูปแบบการสั่งจ่ายให้เป็นแบบรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ตามความยืดหยุ่นหรือลักษณะของธุรกิจ 

จุดเด่นของระบบ Payroll

นอกเหนือไปจากความถูกต้องแม่นยำ และความตรงต่อเวลาในการจ่ายเงินเดือนแบบอัตโนมัติแล้ว ระบบ Payroll ยังมีคุณสมบัติพิเศษอื่นๆ ที่ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานของ HR เช่น

1. มีระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน รวมทั้งการขาด ลา มาสาย เพื่อนำเอาข้อมูลเหล่านี้มาใช้ในการคำนวณเงินเดือนในแต่ละเดือนได้อย่างแม่นยำ
2. สามารถจัดเก็บข้อมูลให้อยู่รวมกันในที่เดียว ทำให้เรียกดูย้อนหลังได้ทันที รวดเร็ว ไม่ต้องรอนาน
3. เป็นระบบอัตโนมัติที่พนักงานสามารถจัดการงานได้ด้วยตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นการนำส่งเอกสารทางการต่างๆ ได้ผ่านระบบ เช่น ขอสลิปเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม รวมทั้ง Text File สำหรับส่งธนาคาร
4. ลดต้นทุน ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้าง HR โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจ SME ที่มีจำนวนพนักงานน้อย การใช้ระบบ Payroll สามารถตอบโจทย์งาน HR ได้ครอบคลุมเกือบทุกฟังก์ชั่น ทำให้ไม่จำเป็นต้องจ้าง HR เพิ่ม ส่วนเจ้าของธุรกิจยังสามารถใช้เวลาไปคิดวางแผนเพื่อสร้างรายได้เพิ่มให้กับบริษัท ขณะที่ธุรกิจขนาดใหญ่ การใช้ระบบ Payroll จะช่วยลดงานที่ยุ่งยากของ HR ลง ทำให้ประหยัดเวลาทำงานในส่วนเอกสาร และลดความผิดพลาดจากการคำนวณ

วิธีเลือกใช้บริการระบบ Payroll ที่คุ้มค่าและเหมาะสม

ปัจจุบันมีผู้ให้บริการระบบ Payroll มากมาย ซึ่งเป็นข้อดีขององค์กรธุรกิจที่สามารถเลือกใช้ได้อย่างหลากหลาย แต่การเลือกใช้บริการที่เหมาะสมกับธุรกิจตั้งแต่เริ่มแรก จะช่วยขจัดความยุ่งยากและค่าใช้จ่ายต่างๆ ในการเปลี่ยนผู้ให้บริการในภายหลัง มีอะไรบ้าง มาดูกันเลย

• เลือกบริษัทผู้ให้บริการที่มีความน่าเชื่อถือ มีมาตรฐานในการให้บริการ และคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสำคัญ รวมไปถึงควรมีประสบการณ์ในการให้บริการ Payroll ที่ลูกค้าสามารถตรวจสอบได้
• เลือกบริษัทที่ให้ทดลองการใช้งานระบบ Payroll ฟรี ตั้งแต่ 2-3 วันขึ้นไปจนถึง 2-3 สัปดาห์เป็นอย่างน้อย เพราะการทดลองให้ใช้ฟรี จะทำให้สามารถสำรวจระบบการใช้งานอย่างละเอียด ลูกเล่น และฟังก์ชั่นใช้งานที่ง่ายหรือซับซ้อน อาทิ ซอฟต์แวร์ Payroll ของ HumanOS เปิดให้ใช้งานฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย สำหรับบริษัทที่มีผู้ใช้งานไม่เกิน 10 คน โดยไม่มีกำหนดระยะเวลาในการใช้งาน
• เลือกบริษัทที่ให้ความสำคัญกับการบริการลูกค้า ควรมีฝ่ายให้บริการลูกค้าที่สามารถตอบคำถามหรืออธิบายได้อย่างกระจ่าง ชัดเจน และรวดเร็ว นอกจากนี้ บริษัทควรฝึกอบรมพนักงานให้บริการลูกค้าที่มีใจรักในงานบริการ เพื่อสร้างความพึงพอใจและประสบการณ์ในการใช้งานที่น่าประทับใจ
• เลือกบริษัทที่มีระบบการจัดเก็บข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง มีความยืดหยุ่น รวมไปถึงมีการปรับปรุงและพัฒนาระบบใหม่ๆ อยู่เสมอ เพื่อรองรับการใช้งานของลูกค้าที่มีความต้องการหลากหลาย

ต้องยอมรับว่าข้อดีของเทคโนโลยีที่คิดค้นขึ้นมาใหม่ๆ นั้นมีมากมาย และการมีเครื่องมือที่เข้ามาช่วยจัดการด้านการเงินให้กับธุรกิจนั้น ไม่เพียงแต่ส่งเสริมให้การทำงานของ HR เป็นไปอย่างโปร่งใสและตรวจสอบได้เท่านั้น แต่ยังส่งผลให้การดำเนินงานในองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น สร้างความพึงพอใจให้กับทุกฝ่ายอีกด้วย

สมัครใช้ระบบ HumanOS ฟรี

ทดลองระบบคำนวณเงินเดือน และ ออกภาษีผ่านระบบ ทดลองได้ฟรี
ศูนย์ช่วยเหลือลูกค้า Line Add Friends : @humanos.biz คอลเซ็นเตอร์ : 099-505-1007

อ้างอิง :

https://hrsimplified.org/small-business-hr-challenges-and-solutions/

https://blog.morethanpayroll.com/blog/the-3-biggest-reasons-why-businesses-switch-payroll-services

https://blog.checkmark.com/find-the-right-payroll-software/