การลดลงของจำนวนประชากรวัยทำงานที่เกิดจากการลดลงของประชากรและอัตราการเกิดต่ำ เป็นเหตุให้รัฐบาลออกมาสนับสนุนให้ “การปฎิรูปการทำงาน” เป็นวาระเร่งด่วนของสังคม ทำให้การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานแต่ละคนเป็นเรื่องที่ขาดไม่ได้ในบริษัทที่คำนึงเรื่องการเติบโตขององค์กร

แต่พอจะลงมือปรับปรุงจริงๆ กลับไม่รู้ว่าต้องเริ่มจากตรงไหนดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสร้างแรงจูงใจในการเปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็นสิ่งที่ยากที่สุดสำหรับบริษัทที่มีขั้นตอนในการทำงานเดิมๆ มาเป็นเวลานานหลายปี

ประสิทธิภาพในการทำงานคืออะไร

โดยทั่วไปแล้วประสิทธิภาพในการทำงานน่าจะหมายถึงการใช้ทรัพยากรที่จำเป็นให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้ได้รับผลตอบแทนที่เท่ากัน

หากกำไรที่ได้รับในแผนกหนึ่งคือ 100 บาท และแผนกนั้นมี 20 คน กำไรคือ 5 บาทต่อคน แต่ถ้าหากมี 10 คนในแผนกและได้รับ 100 บาทกำไรเท่ากัน จะได้กำไร 10 บาทต่อคน จะเห็นได้ว่าในกรณีนี้หลัง มีประสิทธิผลมากขึ้นเมื่อเทียบสัดส่วนต่อคน (ขอบอกไว้ก่อนว่าของจริง อาจไม่ได้ใช้หลักการคิดที่ง่ายขนาดนี้ ในที่นี้เป็นแค่คอนวิธีคิดค่ะ)

ในทำนองเดียวกันสมมติว่า 80 บาทคือต้นทุนที่จำเป็นเพื่อสร้างผลกำไร 100 บาท แต่ถ้าเปลี่ยนเป็นลงทุนเพียง 50 บาทและสามารถสร้างกำไรได้ 100 บาท ก็เท่ากับว่าแบบหลังนี้มีประสิทธิภาพสูงกว่ามากเลย

7 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

เรามาดูกันว่ามีวิธีใดบ้างที่สามารถช่วยให้คุณใช้เวลาชั่วโมงทำงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด อันที่จริงแล้วมีหลากหลายวิธี แต่โดยทั่วไปแล้วจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงาน 1 คน ต่อหน่วยเวลาหนึ่ง การทบทวนหรือปรับปรุงรายละเอียดการทำงานก็สำคัญสำหรับองค์กรโดยรวมแต่ควรคิดเรื่องของบุคลากรเป็นหลัก​ ​

1. นำเครื่องมือสำหรับปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเข้ามาใช้

เมื่อกล่าวถึงตัวช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน เราคงคิดไม่พ้นเครื่องมือที่ทำงานบนคอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟน หรือในกลุ่มพวกRPA (Robotic Process Automation) ที่ได้รับความสนใจอย่างมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เรียกง่ายๆ ว่าเป็นสิ่งที่ใช้คอมพิวเตอร์สร้างระบบอัตโนมัติ (Automation) ให้กับการทำงาน สิ่งนี้เองจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเป็น 2 เท่า เช่นเคยใช้คอมพิวเตอร์ทำงาน 1 ชั่วโมงก็กลายเป็นเสร็จสมบูรณ์ได้ภายใน 30 นาที

ซึ่งใช้ได้ผลดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งงานที่มีรูปแบบตายตัว หรืองานที่ต้องทำเป็นกิจวัตร ที่จะไม่ใช่แค่ประหยัดเวลาครึ่งหนึ่ง แต่บางกรณีอาจจะเสร็จภายในไม่กี่สิบนาทีได้เลย อย่างไรก็ตาม การนำเครื่องมือเข้ามาใช้นั้นจำเป็นต้องมีเงินทุนและเวลาในการศึกษาเริ่มต้น ซึ่งก็มีเครื่องมือ (ซอฟต์แวร์) ที่อาจจะสเกลไม่ใหญ่เท่ากับ RPA แต่ก็สามารถจัดการตารางงานและภารกิจของพนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้

2. ทบทวนการดำเนินงาน

สิ่งสำคัญที่จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตคือ การตัดลดงานส่วนที่ไม่จำเป็นออกด้วยการตรวจสอบว่าในขั้นตอนการทำงานนั้นๆ มีส่วนที่สิ้นเปลืองหรือไม่ สามารถตัดขั้นตอนใดออกได้หรือไม่ หรือเรียกว่าเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานนั่นเอง หลายครั้งการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานจะเชื่อมโยงไปถึงการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตได้ในเวลาเดียวกันด้วย วิธีการอันโด่งดังของโตโยต้า “ไคเซ็น” ก็น่าจะใช้วิธีนี้

สิ่งสำคัญที่สุดในการทบทวนการดำเนินงานคือความเข้าใจในภาพรวมและขั้นตอนของงานอย่างถูกต้อง ส่วนใหญ่ก็จะมีมาตรการแก้ไขจุดบอดที่ทำให้เกิดความสิ้นเปลืองที่เราหาเจอง่ายๆ อยู่แล้ว แต่ประเด็นคือจุดบอดที่หาเจอได้ยาก สิ่งสำคัญที่สุดในวิธีนี้คือการหาจุดบอดที่หาเจอได้ยากให้ได้แล้วแก้ไขมัน​ ​

3. ทบทวนขนาดของบริษัท

โดยทั่วไปหากบริษัทมีภาระทางการเงินเพิ่มขึ้น แผนกที่ไม่ได้สร้างกำไรก็จะถูกแก้ไขโครงสร้างใหม่ ในทางกลับกันหากผลกำไรเพิ่มขึ้นก็จะคิดเรื่องการขยับขยายธุรกิจ สร้างผลกำไรให้มากขึ้นอีก แต่จะขยับขยายให้ใหญ่ขึ้นขนาดไหนบริษัทถึงจะมีฟังก์ชั่นมากขึ้นนั้น เรื่องการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตก็เป็นมุมมองที่สำคัญ

เริ่มจากการดูว่าผลกำไรเหมาะสมกับขนาดของบริษัทหรือไม่ ถ้าลดการใช้ทรัพยากร เช่นพนักงาน หรือร้านสาขาลงแล้วจะส่งผลให้กำไรจะลดลงเท่าใด กลับกันถ้าทรัพยากรเพิ่ม กำไรจะเพิ่มขึ้นเท่าใด พิจารณาประเด็นเหล่านี้เพื่อหาขนาดของบริษัทที่เหมาะสมที่สุด นี่ไม่ใช่ปัญหาที่แผนกใดแผนกหนึ่งเท่านั้น แต่เป็นปัญหาโดยรวมของทั้งบริษัท ในความเป็นจริงแล้วควรทำทั้งองค์กร ไม่ใช่แค่ทำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตอย่างเดียว

4. สร้างโอกาสในการสื่อสารระหว่างพนักงาน

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้นว่า การตรวจสอบวิธีการทำงาน เป็นสิ่งที่ธุรกิจทุกประเภทต้องให้ความสำคัญเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน สิ่งแรกคือ การรู้จักบทบาทของตนเอง และการจะรู้จักบทบาทตัวเองได้นั้น พนักงานจะต้องสามารถแชร์สถานการณ์ปัจจุบันของการทำงานกับผู้ร่วมงานได้​ ​

แม้จะเป็นสิ่งที่ทุกคนรู้ว่าควรทำ แต่ก็ควรสร้างโอกาส หรือสถานการณ์ให้พนักงานสามารถสื่อสารกันได้เอาไว้ จะสร้างสเปซที่สามารถมีกิจกรรมร่วมกันในบริษัทก็ได้ หรือจะนัดประชุมแค่เพื่อเห็นหน้าค่าตาโดยไม่ต้องกำหนดวัตถุประสงค์ก็ได้ เมื่อแต่ละคนต่างเข้าใจในเนื้องานปัจจุบันของกันและกันแล้ว ก็จะสามารถเดินงานเป็นทีมและช่วยกันปรับปรุงวิธีการทำงานให้ดีขึ้นได้

5. พยายามสร้างแรงจูงใจให้แก่พนักงาน

เชื่อว่ายิ่งพนักงานมีแรงจูงใจในการทำงานมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งมีโอกาสเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตต่อชั่วโมงได้มากขึ้นเท่านั้น แม้ว่าเวิร์คโฟลว์และเนื้อหาของงานจะเหมือนเดิม แต่ก็น่าจะคาดหวังประสิทธิภาพที่ดีขึ้น และการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดอย่างรวดเร็วได้

การสร้างแรงจูงใจที่ง่ายที่สุด คือการปรับปรุงผลตอบแทนของพนักงาน เช่น การขึ้นค่าตอบแทน สวัสดิการ หรือเพิ่มวันหยุด เป็นต้น อย่างไรก็ตามก่อนจะสร้างรายจ่ายของบริษัทให้เพิ่มขึ้น อาจจะต้องมีการใช้เทคนิคนิดหน่อย เช่นการให้โบนัสเพิ่มหากสามารถสร้างผลงานจากการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ เป็นต้น

การสร้างแรงจูงใจให้พนักงานเป็นประเด็นที่บริษัทต้องใส่ใจเสมอ แต่ไม่ใช่แค่สร้างแรงจูงใจเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานเท่านั้น แต่หากไม่ทำอย่างสม่ำเสมอแล้วก็ยากที่จะได้รับความไว้วางใจจากพนักงาน ซึ่งหากไม่ได้รับความไว้วางใจจากพนักงานก็ยากที่จะคาดหวังเรื่องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

6. พัฒนาทักษะของพนักงาน

แม้ว่าจำนวนพนักงานจะเท่าเดิม แต่ถ้าพนักงานแต่ละคนมีทักษะการทำงานดีขึ้น ประสิทธิภาพการทำงานต่อชั่วโมงก็สูงขึ้นได้ วิธีการพัฒนาทักษะโดยทั่วไปน่าจะเป็นการสนับสนุนการสอบวัดระดับความสามารถ หรือการเรียนรู้เพิ่มเติม โดยวิธีเหล่านี้มีค่าจ่ายเช่นเดียวกับการสร้างแรงจูงใจ ดังนั้นการมีค่าใช้จ่ายสูงและต้องพิจารณาควบคู่กับผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นว่าคุ้มค่าไหม

การทบทวนเวิร์คโฟลว์และคู่มือการทำงานประจำวันก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ช่วยพัฒนาทักษะของพนักงาน แม้ในงานเดียวกัน หากลองทำงานในวิธีการที่แตกต่างออกไป วิธีนั้นอาจแสดงความสามารถที่ไม่เคยรู้มาก่อนก็เป็นไปได้ อาจมองไม่เห็นว่าจะไปเชื่อมโยงกับการเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตยังไง แต่อีกประเด็นที่ควรคำนึงเสมอก็คือการวาง “รากฐาน” ของบริษัทให้แข็งแรง

7. แก้ปัญหาการขาดแคลนบุคคลากร

ผู้เขียนได้กล่าวไว้ด้านบนว่าควรที่จะคำนึงถึงขนาดที่เหมาะสมของบริษัท แต่หากมีบุคลากรไม่เพียงพอ อย่าว่าแต่การเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต แค่จะทำงานให้สำเร็จลุล่วงก็ยังยาก ญี่ปุ่นกำลังประสบปัญหาประชากรลดลงที่มีสาเหตุจากอัตราการเกิดต่ำและสังคมผู้สูงอายุ จึงทำให้ขาดแคลนแรงงานในทุกประเภทอุตสาหกรรม จึงทำให้การหาบุคลากรที่มีทักษะเหมาะสมกับที่ต้องการเป็นเรื่องยากขึ้นไปอีก ยิ่งธุรกิจที่ต้องใช้ทักษะขั้นสูงมากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งมีแนวโน้มประสบปัญหามากขึ้นเท่านั้น

การรับสมัครบุคลากรต้องมีค่าใช้จ่าย แต่จากที่ผู้เขียนได้กล่าวไว้ในหัวข้อการพัฒนาทักษะของพนักงานว่า หากในบริษัทมีบุคคลากรที่มีทักษะดี ความสามารถในการผลิตก็จะดีขึ้น ยิ่งเวลาผ่านไปนานเท่าไหร่ก็น่าจะหาบุคลากรได้ยากขึ้นเรื่อยๆ ดังนั้นจึงอาจจะควรรีบแก้ปัญหาเสียแต่เนิ่นๆ ดีกว่า

การเพิ่มผลผลิตนั้นไม่ใช่เวทมนต์ที่เสกกันง่ายๆ การวางแผนดำเนินการก็ไม่ได้เป็นตัวบอกความสำเร็จเช่นกัน หากแต่ว่าเราต้องเข้าใจโครงสร้างงานขององค์กรและลงมือปรับปรุงให้ตรงจุด แล้วคุณจะพบว่าแม้จะไม่มีการพัฒนาผลิตภัณฑ์ยอดนิยมหรือผลงานใหม่ๆออกมาก็ตาม แต่การแก้ไขจุดเล็กๆในองค์กรก็สามารถช่วยเพิ่มผลกำไรภายในบริษัทได้ไม่ยากเลย

ขอบคุณบทความ : https://teachme-biz.com/blog/seisansei-7ways/