องค์กรแต่ละองค์กรล้วนมีวิถีตามคนภายในองค์กร และทุกธุรกิจไม่ว่าจะเล็ก หรือใหญ่ จะเป็นบริษัทข้ามชาติ หรือไม่ก็ตามเริ่มที่จะตระหนักถึงความเป็นจริงนี้ โดยเฉพาะหลังจากการเกิดลาออกครั้งใหญ่หลังจากสถานการณ์โรคระบาดโควิด-19 จากรายงานของ Forbes ในปี 2564 เพียงปีเดียวมีจำนวนคนลาออกจากงานสูงถึง 47 ล้านคนทั่วโลก ทำให้เกิดเป็นปรากฏการณ์ที่เรียกกันว่า“Great Resignation”
เทรนด์การลาออกของพนักงาน ประกอบกับการเข้ามาของ Digital disruption ได้เป็นการบังคับให้องค์กรที่ยังไม่ได้มีการใช้เครื่องมือ และทรัพยากรทางเทคโนโลยีต่างๆ เพื่อจะมาช่วย และเติมเต็มงานทางด้าน HR และการสรรหาบุคลากรจำเป็นต้องหาเทคโนโลยีมาช่วยในการทำงาน เราได้เห็นบริษัทหลายแห่งที่ต้องการจะลงทุนนำเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยงานทางด้าน HR มากขึ้น จากข้อมูลของ Fortune business insight พบว่ามูลค่าตลาดของเทคโนโลยีเกี่ยวกับงานด้านทรัพยากรบุคคลนั้นคาดการณ์ว่าจะเติบโตจาก 24 พันล้านดอลล่าร์สหรัฐไปเป็น 35 พันล้านดอลล่าร์สหรัฐภายในปี 2571 นี้ และบริษัทต่างๆ มีแนวโน้มที่จะให้ความสำคัญกับการลงทุนนำ AI มาใช้งานเพื่อเพิ่มประสิทธิให้กับขั้นตอนการทำงาน และลดต้นทุนกันมากขึ้น
ในบทความนี้ AI GEN จะพาทุกท่านมาดูว่าเทคโนโลยี AI จะเข้ามาพลิกโฉมวิธีการทำงานของ HR ยุคใหม่กันได้อย่างไรบ้าง
5 บทบาทสำคัญของ AI
ที่จะมาพลิกโฉมวิธีการทำงานของ HR
1. AI ที่ทำให้ทีม HR มีข้อมูลที่มากพอ และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
อันดับแรกเทคโนโลยี AI สามารถจะเพิ่มคุณค่าให้กับกระบวนการทำงานของทีม HR และทีม Recruit ได้โดยทันทีด้วยการคาดการณ์จำนวนพนักงานที่ต้องการภายในบริษัท หรือในหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง ด้วยความสามารถของ AI ในการขับเคลื่อนการคาดการณ์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเชิงลึกสามารถใช้เพื่อรวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานที่ว่างอยู่ และข้อกำหนดของทีมใหม่จากแผนกต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้ทีม HR จัดลำดับความสำคัญของความต้องการในการจ้างงานได้อย่างมาก
เมื่อมีการระบุถึงจำนวนพนักงานใหม่ที่ต้องการได้แล้ว ระบบ AI ยังสามารถช่วยหาผู้สมัครที่มีศักยภาพผ่านทางโฆษณาการรับสมัครที่ AI เป็นคนทำขึ้นที่จะช่วยให้ทีม Recruit สามารถที่จะทาร์เก็ตผู้สมัครที่ใช่จากเว็บไซต์รับสมัครงานต่างๆ นอกจากนั้น AI ยังสามารถทำงานในส่วนของการติดตามผู้สมัครได้ดีกว่าระบบการทำงานในแบบเดิม เนื่องจากระบบ AI ได้รับการเทรนด้วยชุดข้อมูลขนาดใหญ่เพื่อเข้าใจคุณลักษณะ หรือคุณสมบัติของผู้สมัคร และสามารถระบุผู้สมัครที่ใช่ได้อย่างรวดเร็วจากแพลตฟอร์มที่มีอยู่มากมายอย่าง Github หรือ Quora
หลังจากนั้น AI ยังสามารถที่จะช่วยในขั้นตอนของการว่าจ้างพนักงานผ่านทางเครื่องมือในการติดตามใบสมัครที่มี AI เป็นตัวขับเคลื่อน และการให้คะแนน และจัดลำดับ Resume ด้วยเทคโนโลยีนี้สามารถที่จะช่วยลดเวลาการทำงานของทีม Recruit ได้เป็นอย่างมากในการรีวิวข้อมูลโดยทั่วไปของผู้สมัครงาน เช่น ทักษะด้านการสื่อสาร ผ่านทาง Virtual recruiter หรือผู้สรรหาพนักงานใหม่เสมือน ในบางกรณีระบบ AI สามารถช่วยในการประเมินทักษะเชิงเทคนิคด้วยการใช้ระบบอัตโนมัติที่ออกแบบมาเพื่อให้คะแนนการทดสอบการทำ coding บางประเภท หรือจำลองสภาพแวดล้อมการทำงานในชีวิตจริงเพื่อให้สามารถว่าจ้างผู้สมัครงานจากการทำงานในระยะไกลได้
2. AI ช่วยยกระดับการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee engagement)
จากเรื่องของความไม่พอใจในเรื่องของเงินเดือน และเหน็ดเหนื่อยจากการทำงานที่ขาดความสมดุลระหว่างเรื่องส่วนตัว และเรื่องงาน (work-life balance) ทำให้พนักงานสามารถที่จะลาออกจากบริษัทได้จากหลากหลายเหตุผล เนื่องจากธุรกิจมักจะใช้เวลา และทรัพยากรจำนวนมากในการเทรน และช่วยทำให้พนักงานเติบโต ดังนั้นบริษัทก็ควรจะใช้เวลาที่จะประเมินว่าทำไมพนักงานถึงลาออกจากบริษัทเช่นกัน เทคโนโลยี AI เป็นเครื่องมือที่ดีที่จะช่วยให้บริษัทรู้ได้ว่าทำไมพนักงานถึงลาออก
ในปัจจุบันได้มีเครื่องมือในการสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee engagement) ที่ใช้ AI ในการขับเคลื่อนที่สามารถเก็บข้อมูล และระบุแนวโน้มของความไม่พอใจ หรือความต้องการของพนักงาน ตัวอย่างเช่น บริษัทได้มีการใช้แชทบอทเพื่อตอบคำถามเกี่ยวกับการจ้างพนักงานใหม่ ที่ช่วยให้ทีม HR สามารถนำความคิดริเริ่มโดยนำข้อมูล Insight ที่ได้จากการทำแบบสอบถามเพื่อโฟกัสเรื่องขวัญกำลังใจของพนักงาน และสิ่งที่พนักงานในปัจจุบันให้ความสำคัญ เช่น เรื่องความแตกต่าง และความยั่งยืน นอกจากนั้นทีม HR ยังสามารถที่จะใช้ประโยชน์จากระบบ AI และข้อมูลเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับการเทรนนิ่งของแต่ละหน่วยงาน และสร้างเป็นโอกาสที่ใช้ในการ Reskill และ Upskill ให้กับพนักงานภายในองค์กร
อีกทั้ง AI ยังเป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่จะช่วยในการต่อสู้กับความเหน็ดเหนื่อยในการทำงาน (Burnout) ของพนักงานได้ หรือทำให้พนักงานมีเวลามากขึ้นที่จะทำงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ หรืองานที่มีความท้าทายผ่านระบบการทำงานแบบอัตโนมัติ ซึ่งเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับทาง HR ว่าทีม HR จะหาวิธีให้แต่ละหน่วยงานสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพได้อย่างไร และนำฟังก์ชัน AI ไปประยุกต์ใช้กับทีมต่างๆ ภายในหน่วยงาน เช่น หน่วยงานบริการลูกค้า การเงิน และกฎหมาย
3. AI ที่ทำให้การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ทำได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว
ขั้นตอนการ Onboarding ถือเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับองค์กร เนื่องจากเป็นสิ่งที่จะช่วยกำหนดวิถีของการทำงานของพนักงานใหม่ได้ จากรายงานของ Work Institute การทำ Exit interview กับพนักงานมากกว่า 34,000 คนพบว่า 40% ของพนักงานใหม่ลาออกภายใน 1 ปีหลังจากเริ่มงานใหม่ โดยที่ทาง Work Institute คาดการณ์ว่า 3 ใน 4 ของจำนวนพนักงานที่ลาออกไปนั้นสามารถป้องกันได้ถ้ามีการปรับปรุงให้กระบวนการ Onboarding นั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยที่ AI สามารถช่วยในเรื่องนี้ได้ดังต่อไปนี้
- แบ่งเบาภาระในการจัดการงาน : AI ช่วยให้การจัดส่ง และรับเอกสารต่างๆ ที่จำเป็น ไม่ว่าจะเป็นเอกสารนโยบายบริษัท และข้อมูลเกี่ยวกับการ Login เข้าระบบของบริษัทสามารถทำได้โดยอัตโนมัติ โดยที่ AI สามารถติดตามได้ว่าเอกสารฉบับไหนที่พนักงานได้อ่านเรียบร้อยแล้ว หรือตรวจจับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้แบบอัตโนมัติเมื่อแต่ละขั้นตอนเสร็จสมบูรณ์ ทำให้ทีม HR ไม่จำเป็นต้องตรวจสอบขั้นตอนเหล่านี้ด้วยตนเองในแบบแมนนวล
- Onboarding ได้ 24 ชั่วโมง : ผู้ช่วยดิจิทัล (Digital assistant) ช่วยยกระดับขั้นตอนการทำ Onboarding โดยสามารถให้คำแนะนำพนักงานใหม่ในทุกขั้นตอนที่จำเป็นของการ Onboarding และช่วยแนะนำในขั้นตอนถัดไปแบบเชิงรุกเพื่อให้พนักงานพร้อมที่จะทำงานได้อย่างรวดเร็ว
- ทำงานได้รวดเร็วขึ้น : ผู้ช่วยดิจิทัลที่ีมี AI เป็นตัวขับเคลื่อนสามารถแนะนำการเรียนที่เกี่ยวข้องการทำงานให้กับพนักงานใหม่ได้โดยดูจากข้อมูลพนักงานที่ทำงานได้ดีในตำแหน่งงานนั้นๆ และแนะนำคอนเทนต์ที่เกี่ยวข้อง เช่น หนังสือ และบทความต่างๆ เพื่อให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้
4. AI ที่ช่วยบริหาร Talent management
การรักษาพนักงานไว้กับองค์กรเป็นสิ่งที่ยังคงเป็นเรื่องท้าทายสำหรับองค์กรที่ต้องสร้างการมีส่วนร่วมกับพนักงาน หนึ่งในมิติที่ยังคงได้รับความสนใจอย่างต่อเนื่องคือการบริหารจัดการคนเก่งในองค์กร หรือ Talent management ซึ่งขับเคลื่อนโดยสถานที่ทำงานที่มีคนถึง 5 รุ่นที่ทำงานเคียงบ่าเคียงไหล่กัน และกลายเป็นการขับเคลื่อนองค์กรตามวัตถุประสงค์มากขึ้น
ในขณะเดียวกันหลายๆ องค์กรยังไม่ได้มีการนำเรื่องการบริหารจัดการคนเก่งในองค์กรยุคใหม่มาใช้อย่างเต็มรูปแบบ และยังคงมีอัตราการลาออกของพนักงานที่สูงอยู่ โดยที่ AI สามารถช่วยองค์กรจัดการเรื่อง Talent management ได้ดังต่อไปนี้
- สร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงาน : AI สามารถใช้ข้อมูลในการแนะนำเส้นทางอาชีพ (Career development) ให้กับพนักงานแต่ละคนได้ การวางแผนการสืบทอดตำแหน่ง ปิดช่องว่างของทักษะให้กับพนักงาน กลยุทธ์ผลตอบแทน เป็นต้น
- สนับสนุนผู้บริหารในการพัฒนาพนักงาน : สนับสนุนผู้จัดการ และผู้บริหารในองค์กรในการพัฒนา และส่งเสริมพนักงานที่มีความสามารถ ซึ่งจะช่วยสร้างความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ให้กับธุรกิจ
5. AI ที่ช่วยในการพัฒนา และเรียนรู้ของพนักงาน
การเดิมพันไม่เคยสูงขึ้นกับเรื่องการเรียนรู้ ความก้าวหน้าอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีได้เปลี่ยนนิยามของการจ้างงานใหม่ และธุรกิจไม่สามารถมองเรื่องของการเรียนรู้ และการพัฒนาทักษะเป็นแค่ค่าใช้จ่ายไม่ได้อีกต่อไป จากข้อมูลของ World economic forum ได้คาดการณ์ไว้ว่าระบบอัตโนมัติจะทำให้งาน 75 ล้านตำแหน่งออกไป แต่จะสร้างงานใหม่อีก 133 ล้านตำแหน่งทั่วโลกภายในปี 2022 นี้ ทำให้พนักงานต้องปรับตัว หรืออาจจะต้องเผชิญกับโอกาสที่จะกลายเป็นตำแหน่งงานที่ไม่มีความสำคัญได้
การเรียนรู้จึงถือเป็นเรื่องสำคัญในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันในเชิงธุรกิจ ช่วยให้องค์กรกำจัดช่องว่างของทักษะ กระตุ้นให้เกิดการเรียนรู้ และสร้างการมีส่วนร่วม รวมถึงรักษาพนักงานที่มีความสามารถให้อยู่องค์กรต่อไปได้ แต่แม้กระทั่งกับองค์กรที่ให้ความสำคัญกับการเรียนรู้ยังคงต้องเจอกับความท้าทาย เนื่องจากหลักสูตรในการเรียนรู้มักจะถูกออกแบบให้เป็นไปตามข้อกำหนดของบริษัท มากกว่าความคล่องตัวและประสิทธิภาพของพนักงาน
ด้วยการเปลี่ยนแปลงปัจจัยพื้นฐานต่างๆ ทำให้การสร้างทักษะขึ้นมาใหม่ที่จำเป็นต่อการทำงาน หรือที่เรียกกันว่า Reskill ได้กลายมาเป็นเทรนด์ใหม่ของการสรรหาพนักงานใหม่ ดังนั้นองค์กรที่ตอนนี้กำลังมองหาเรื่องการเรียนรู้ และพัฒนาพนักงาน (L&D) เพื่อที่จะเติมเต็มช่องว่างในหลากหลายหน้าที่ โดยที่ AI สามารถช่วยได้ดังต่อไปนี้
- นำเสนอการเรียนเฉพาะบุคคล : การเรียนเป็นสิ่งสำคัญเมื่อเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้อง ปรับเปลี่ยนได้ และมีความหมายกับผู้เรียน ระบบ AI สามารถรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการเรียนรู้ของพนักงาน ทักษะที่สนใจ สไตล์การทำงาน และโปรเจคที่รับผิดชอบ และหน้าที่ความรับผิดชอบ เพื่อที่จะแนะนำคอร์สเรียนที่เหมาะสมที่จะช่วยเพิ่มศักยภาพ และความสามารถของพนักงานในที่ทำงานได้
- โปรโมตการเรียนรู้ร่วมกัน : พนักงานจากหน่วยงานที่แตกต่างกันมักจะต้องมาเรียนด้วยกัน เพื่อจะเรียนรู้จากกันและกัน และระบบ AI สามารถช่วยจับคู่พนักงานที่ควรจะมาเรียนด้วยกันได้ ความร่วมมือกันขับเคลื่อนให้เกิดการเรียนรู้ระหว่างหน่วยงาน ทำให้การทำงานภายในองค์กรเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น และยกระดับความสามารถของทีมได้ วิธีการเรียนรู้ในรูปแบบนี้ได้ผลกับรูปแบบการทำงานในยุคปัจจุบันเป็นอย่างมากที่งานประจำวันมักจะเกิดขึ้นเพราะการร่วมมือของคนในทีม
- เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารการเรียนรู้ : ระบบ AI สามารถช่วยจัดการ Workload ของแอดมินได้ด้วยการปรับเปลี่ยนหลักสูตรตามบทบาท สถานที่ และรูปแบบของธุรกิจในขณะเดียวกันมีการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของผู้เรียน การมีปฏิสัมพันธ์ และผลลัพธ์ ด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพและความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น ทำให้ทีมผู้บริหารสามารถบริหารจัดการทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถรายงานผลถึงการเรียนรู้ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร
เริ่มต้นนำ AI ไปใช้กับงาน HR
AI ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญกับการบริหารทรัพยากรบุคคลมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในยุคปัจจุบันที่การบริหารทรัพยากรบุคคลได้เป็นเรื่องที่มีความท้าทายทั้งในแง่ของการสรรหาบุคลากร จนถึงการพัฒนาทักษะ และความสามารถของพนักงาน รวมถึงองค์กรจะทำอย่างไรที่จะรักษาพนักงานที่มีศักยภาพให้อยู่กับองค์กรได้ การนำเทคโนโลยี AI เข้ามาช่วยในขั้นตอนการทำงานของ HR ทำให้ทีม HR มีตัวช่วยในการจัดการหน้าที่งานต่างๆ ได้อย่างสะดวก และรวดเร็วมากได้มากยิ่งขึ้น
ขอบคุณบทความ : https://aigencorp.com/ai-in-human-resource-management/
