สิ่งที่ฝ่ายบุคคลควรรู้ เมื่ออยู่ในช่วงทดลองงาน

เรามักได้ยินคำว่า “ไชโย! ฉันผ่านโปรแล้ว” คำว่า “โปร” ในที่นี้มาจากคำว่า Probation หรือ Probationary Period นั่นเอง คำนี้แปลว่าระยะเวลาทดลองงาน บางทีอาจใช้คำว่า Trial Period หรือ On-the-job Tryout ที่หมายถึงการให้พนักงานใหม่พิสูจน์ฝีไม้ลายมือในการทำงานจริงก็ได้เช่นกัน

การทดลองงาน

การทดลองงาน คือ ระยะเวลาทำงานที่นายจ้างต้องการใช้เวลาพิสูจน์ถึงความรู้ความสามารถ ตลอดจนทักษะในการทำงานตำแหน่งนั้นๆ ว่าพนักงานที่รับเข้ามาใหม่สามารถทำงานรับผิดชอบงานที่ได้รับมอบหมายมาได้หรือไม่ ผ่านเกณฑ์มาตรฐานที่นายจ้างกำหนดไว้หรือไม่ ก่อนที่จะบรรจุเป็นพนักงานจริง

ตามหลักกฎหมายแล้วไม่ได้มีข้อบังคับเรื่องการกำหนดระยะเวลาทดลองงานไว้ชัดเจน นายจ้างมีสิทธิ์ทดลองงานนานเท่าใดก็ได้ ขึ้นอยู่กับข้อตกลงระหว่างนายจ้างกับพนักงานคนนั้นๆ โดยเงื่อนไขการทำงานนี้อาจจะตกลงก่อนเริ่มทำงานจริง หรือตกลงภายหลังจากเริ่มทำงานแล้วก็ได้ แต่ในทางปฎิบัติแล้วควรตกลงกันก่อนเริ่มทำงานในวันแรก

หากไม่มีการตกลงร่วมกันแล้ว อาจมีการขยายระยะเวลาของการทดลองงานออกไปได้โดยไม่แจ้งล่วงหน้าได้ กรณีที่พนักงานผ่านการทดลองงานตั้งแต่ 120 วันขึ้นไปแล้ว หากนายจ้างต้องการเลิกจ้างโดยที่พนักงานไม่มีความผิดใดๆ นายจ้างจะต้องจ่ายค่าชดเชยให้แก่ลูกจ้างเช่นเดียวกับพนักงานปกติ ตามข้อบังคับมาตรา 118 ของ พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงานด้วย

ถึงแม้จะมีระบบสรรหาพนักงานที่ดีเพียงใดก็ตาม ก็ไม่ใช่หลักประกันว่าบริษัทจะสามารถเลือกคนได้ถูกต้อง 100% เสมอ ดังนั้นฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) มืออาชีพ จึงมักจะกำหนดตัวชี้วัด Key Performance Indicator หรือ KPI ในการคัดเลือกพนักงานใหม่เบื้องต้นไว้ที่ 85% ซึ่งก็หมายความว่าเผื่อโอกาสผิดพลาดไว้ 15% ที่อาจส่งผลถึงการไม่ผ่านการทดลองงานนั่นเอง แต่ถ้าเป็นการบรรจุตำแหน่งโดยคัดเลือกจากบุคคลภายใน เปอร์เซนต์ของการชี้วัดจะมีระดับสูงกว่านี้ เพราะที่ผ่านมามีโอกาสได้เห็นฝีมือการทำงานตลอดจนนิสัยใจคอกันอยู่แล้ว เกณฑ์อาจถูกกำหนดไว้ที่ 95% และสามารถทำงานผิดพลาดได้เพียง 5% เท่านั้น

ช่วงเวลาในการทดลองงาน

ระยะเวลาการทดลองงานส่วนใหญ่จะกำหนดไว้ที่ 120 วัน มีเพียงส่วนน้อยเท่านั้นที่กำหนดระยะเวลาทดลองงานไว้ที่ 180 วัน เหตุที่เป็นเช่นนี้ก็เพราะพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงานมาตรา 118 (1) กำหนดไว้ว่าให้นายจ้างจ่ายค่าชดเชยแก่พนักงานซึ่งทำงานครบ 120 วัน แต่ไม่ครบ 1 ปี ในอัตราที่ไม่น้อยกว่าค่าจ้างอัตราสุดท้าย 30 วัน ดังนั้นจึงเป็นช่องว่างให้นายจ้างมักจะเลิกจ้างก่อนครบอายุงาน 120 วัน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาหรือข้อถกเถียงที่ว่าพนักงานทำงานครบ 120 วันหรือไม่ เพราะถ้าเลิกจ้างในวันที่ครบกำหนด หรือมากกว่า โดยที่พนักงานไม่ได้มีความผิดใดๆ ตามมาตรา 119 นายจ้างจะต้องจ่ายค่าชดเชยเหมือนพนักงานที่บรรจุปกติทั่วไป

เรื่องการทดลองงานนี้มีหลายประเด็นที่นายจ้างเข้าใจผิดหรือเข้าใจไม่ถ่องแท้ โดยเฉพาะประเด็นที่นายจ้างส่วนใหญ่มักเข้าใจผิดว่าพนักงานที่อยู่ในช่วงทดลองงานนั้นเป็นพนักงานชั่วคราว แต่อันที่จริงตามกฏหมายแล้วพนักงานทดลองงานนั้นมีฐานะเป็น “พนักงานประจำ” เช่นเดียวกันกับพนักงานปกติที่ได้รับการบรรจุแล้ว และมีสิทธิได้ผลประโยชน์ตลอดจนความคุ้มครองตามกฏหมายนับตั้งแต่วันแรกที่เข้าทำงาน เช่น ถ้าในช่วงทดลองงานพนักงานใหม่มาทำงานวันแรกและเกิดล้มป่วยในวันที่สอง พนักงานคนนั้นก็มีสิทธิได้รับค่าจ้างสำหรับการลาป่วยแบบเดียวกับพนักงานปกติเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นการจ้างงานแบบรายวัน, รายชั่วโมง, หรือแม้แต่รายเดือนก็ตาม

ระหว่างช่วงเวลาทดลองงาน 120 วันนั้น นายจ้างควรประเมินการทำงานอย่างเป็นทางการอย่างน้อย 2 ครั้ง (ในความเป็นจริงแล้วควรคอยดูแล, พูดคุย, ตลอดจนประเมินอยู่ตลอดเวลา)

+ ประเมินผลครั้งแรก : การประเมินผลครั้งแรกอาจเรียกว่า การติดตามผลการว่าจ้างและบรรจุ (Placement Follow-Up) ซึ่งอาจทำในช่วง 45 วันแรก หรือ 60 วันแรก ในการทำงาน (หรืออาจทำก่อนหน้านั้นก็ได้)

+ ประเมินผลครั้งที่สอง : อาจมีการประเมินผลการทดลองอีกครั้งเมื่อทำงานได้ครบ 100 วัน เพื่อที่อีก 19 วันที่เหลือ จะได้มีเวลาพิจารณาอย่างถ้วนถี่ว่าจะให้บรรจุเป็นพนักงานประจำหรือพ้นสภาพจากการเป็นพนักงานไป

ข้อแนะนำ

หากจะประเมินผลการทดลองงาน ควรดำเนินการแต่เนิ่นๆ แล้วอย่ารอจนถึงวันสุดท้าย นายจ้างจำนวนมากที่มาหาฝ่ายบุคคลในวันที่ 120 พอดี หากเป็นกรณีไม่พิจารณาจ้างงานต่อ จะถือว่าเป็นเรื่องสุ่มเสี่ยงต่อกฎหมายเป็นอย่างมาก เพราะกระบวนการบางอย่างอาจต้องใช้เวลาดำเนินการมากกว่า 1 วัน อาจทำให้เกินช่วงระยะเวลาที่กำหนด 120 วัน และทำให้บริษัทต้องจ่ายค่าชดเชยได้ การดำเนินการที่ช้าที่สุดนั้นอาจต้องทำให้ทันภายในวันที่ 119 ซึ่งจะปลอดภัยกว่า

บริษัทควรทำอย่างไรเมื่อพนักงานไม่ผ่านการทดลองงาน

+ แจ้งเหตุผลอย่างตรงไปตรงมา

หากพนักงานไม่ผ่านเกณฑ์ในช่วงทดลองงาน สิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรทำก็คือเรียกพนักงานมาแจ้งเหตุผลที่แท้จริงอย่างตรงไปตรงมา โดยเฉพาะในเรื่อง Job Description (JD) ตลอดจนสมรรถนะ (Competency) ในการทำงานที่มีผลต่อการพิจารณาการทำงานโดยตรง ทั้งนี้เพื่อปรับความเข้าใจให้ตรงกันทั้งสองฝ่าย และป้องกันการฟ้องร้องในเรื่องกฎหมายแรงงานได้ หากเกิดความไม่เป็นธรรม และไม่ชี้แจงข้อเท็จจริง

+ สรรหาบุคคลากรใหม่

สรรหาบุคคลากรใหม่มาทดแทนให้ทัน ทั้งนี้อาจเริ่มต้นด้วยการสรรหาจากพนักงานในบริษัทที่ต้องการทำงานในตำแหน่งใหม่นี้ หรือสรรหาจากผู้สมัครเดิมที่เคยอยู่ในรายชื่อสำรอง หากยังไม่พบผู้ที่มีศักยภาพเหมาะสมจริงๆ ก็อาจเริ่มต้นกระบวนการสรรหาบุคคลใหม่อีกครั้งหนึ่ง

+ ตรวจเช็คข้อกฎหมายให้เรียบร้อย

การเลิกจ้างพนักงานคนใดคนหนึ่งหรือแม้แต่พนักงานที่อยู่ในช่วงการทดลองงานก็ตาม การเช็คเรื่องกฎหมายถือเป็นสิ่งสำคัญ กรณีแรกอาจต้องรีบเช็คว่าการเลิกจ้างนั้นอยู่ในข่าย 120 วันหรือไม่ หากเกินกว่ากำหนดแล้วบริษัทอาจต้องทำการจ่ายค่าชดเชยเพื่อป้องกันการฟ้องร้อง หรือมีกฎหมายอื่นๆ ที่ควรคำนึงถึงหรือไม่ รวมถึงเอกสารต่างๆ ที่อาจมีผลทางกฎหมายในภายหลังหรือไม่

ข้อกฎหมาย กับเรื่องการจ่ายค่าชดเชย

การทดลองงานนั้นไม่ใช่จัดอยู่ในข้อบังคับของกฏหมายแรงงาน ดังนั้นบริษัทจะมีระบบนี้หรือไม่มีก็ไม่ถือเป็นการผิดกฎหมายใดๆ แล้วเมื่อบริษัทตัดสินใจจ้างพนักงานทำงานแล้ว ถึงแม้จะเป็นพนักงานใหม่ที่อยู่ในช่วงการทดลองงานแต่ตามกฎหมายนั้นพนักงานคนดังกล่าวมีสิทธิเท่าเทียมเหมือนกับพนักงานปกติที่ได้รับการบรรจุเป็นพนักงานประจำแล้วทั้งสิ้น ซึ่งกฎหมายแรงงานก็มีรายละเอียดที่จะคุ้มครองในเรื่องนี้เช่นกัน

สำหรับกรณีพนักงานที่อยู่ในช่วงทดลองงาน บริษัทอาจจะใส่ใจในข้อกฎหมายมากเป็นพิเศษ โดยเฉพาะรายละเอียดของ พรบ.คุ้มครองแรงงานในมาตรา 118 ที่ระบุไว้ว่า นายจ้างต้องจ่ายค่าชดเชยให้กับพนักงานที่ถูกเลิกจ้างที่ทำงานติดต่อกันครบ 120 วัน แต่ไม่ครบ 1 ปี ซึ่งจะต้องจ่ายค่าชดเชยไม่น้อยกว่าค่าจ้างอัตรา 30 วันสุดท้าย หรือให้เข้าใจง่ายขึ้นก็คือหากพนักงานทำงานต่อเนื่องครบ 120 วัน และบริษัทต้องการเลิกจ้าง ก็จะต้องจ่ายค่าชดเชยให้เท่ากับเงินเดือน 1 เดือน ซึ่งระยะการทดลองงานส่วนใหญ่จะอยู่ในช่วงนี้นั่นเอง

ข้อแนะนำสำหรับองค์กรในเรื่องการกำหนดระยะเวลาทดลองงาน

ควรกำหนดระยะเวลาทดลองงานให้น้อยกว่า 120 วัน

หากเป็นไปได้บริษัทควรกำหนดระยะเวลาทดลองงานให้ชัดเจนเพื่อชี้แจงให้กับพนักงานใหม่ตั้งแต่แรก โดยควรกำหนดให้น้อยกว่า 120 วัน หรือมีกำหนด 120 วัน แต่ให้มีการแจ้งก่อนวันครบกำหนดที่ชัดเจน (อย่างน้อยควรแจ้งล่วงหน้า 1 วัน) ซึ่งกรณีนี้หากบริษัทตัดสินใจไม่จ้างงานเนื่องมาจากความไม่เหมาะสมใดๆ หรือไม่ผ่านการทดลองงาน ก็ไม่จำเป็นจะต้องจ่ายค่าชดเชยเพิ่มอีก 1 เดือน หลายบริษัที่ไม่ใส่ใจในรายละเอียดของข้อกฏหมายตรงนี้มักจะปล่อยให้เวลาล่วงเลยเกิน 120 วัน หรือเรียกคุยในวันสุดท้ายซึ่งก็คือวันที่ 120 พอดี อาจทำให้การดำเนินงานต่างๆ ล่าช้าและเสร็จไม่ทันตามกำหนด 120 วัน กรณีนี้ลูกจ้างก็มีสิทธิ์เรียกร้องค่าชดเชยตามกฎหมายคุ้มครองแรงงานด้วย

ไม่ใส่ใจกฎหมาย บริษัทอาจเสียมากกว่าที่คิด

ถ้าจะให้ลงรายละเอียดกันจริงๆ แล้ว บริษัทอาจเกิดความเสียหายมากกว่าที่คิดในกรณีแจ้งเลิกจ้างพนักงานอย่างกระทันหันเมื่อเขาทำงานครบ 120 วันขึ้นไปแล้ว กรณีนี้บริษัทอาจจะต้องจ่ายค่าชดเชยให้พนักงานรวม 2 เดือน เลยด้วยซ้ำ ซึ่งค่าชดเชยก้อนแรก (1 เดือน) ก็คือค่าบอกเลิกจ้าง ส่วนค่าชดเชยก้อนที่สอง (1 เดือน) ก็คือค่าเสียหายในการไม่แจ้งล่วงหน้า (ตามปกติควรบอกเลิกจ้างล่วงหน้าอย่างน้อย 1 เดือน) ซึ่งการแจ้งอย่างกระทันหันอาจทำให้พนักงานเสียผลประโยชน์ได้ และกฎหมายแรงงานก็คุ้มครองตรงส่วนนี้ด้วย ทางที่ดีบริษัทต่างๆ ควรใส่ใจเรื่องนี้อย่างจริงจัง และควรพิจารณาเลิกจ้างให้เสร็จสิ้นก่อนครบกำหนดทดลองงาน 120 วัน ด้วย

+ ทดลองงาน 90 วัน มาตรฐานที่องค์กรนิยม

โดยส่วนใหญ่แล้วเพื่อเป็นการป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น และเป็นการยุติธรรมสำหรับนายจ้างและลูกจ้างเอง องค์กรต่างๆ มักกำหนดระยะเวลาทดลองงานไว้ที่ 90 วัน หรือประมาณ 3 เดือน ซึ่งระยะเวลาดังกล่าวกำลังเป็นระยะเวลาที่ดีที่น่าจะพอประเมินสมรรถนะ ตลอดจนศักยภาพในการทำงานได้ และไม่ทำให้กังวัลถึงเส้นตายที่จะมีผลต่อเรื่องการจ่ายค่าชดเชยอีกด้วย รวมถึงมีระยะเวลาในการจัดการเรื่องเอกสารให้เรียบร้อย

+ แจ้งผลอย่างเหมาะสม และเตรียมรับมือกับข้อตกลงนอกกรอบ

สิ่งที่องค์กรควรปฎิบัติกับพนักงานในการแจ้งผลการทดลองงานมากที่สุดก็คือการให้เกียรติและเคารพในสิทธิส่วนบุคคล ควรเลือกเจรจาหรือแจ้งผลในห้องประชุมที่ไม่มีผู้อื่นเกี่ยวข้องด้วย กรณีไม่ผ่านการทดลองงานควรชี้แจงเหตุผลตามข้อเท็จจริง และควรเลือกคำพูดที่เหมาะสม ไม่เหยียดหยาม ดูถูก หรือแสดงกิริยาที่ไม่ควร ควรจะเปลี่ยนเป็นการให้กำลังใจแทน แนะนำในการปรับปรุงด้านต่างๆ เพื่อให้ประสบความสำเร็จในอนาคตต่อไป

ปกติแล้วหากแจ้งผลไม่ผ่านการทดลองงานพนักงานก็มักจะขอลาออกหรือยุติบทบาทในบริษัททันที แต่ก็อาจมีบางกรณีที่อยากเจรจาขอทำงานต่อไปสักพักจนกว่าจะหางานใหม่ได้ แต่กรณีนี้บริษัทก็อาจพิจารณาข้อเสนอนอกกรอบนี้ได้ว่าจะจ้างต่อไปหรือไม่ แต่ก็ต้องไม่ให้เกินระยะเวลา 120 วัน ตามกฎหมายกำหนด และต้องเจรจาเรื่องระยะเวลาตลอดจนค่าจ้างให้ละเอียดรอบคอบ

ควรทำอย่างไรในเรื่องเอกสารรับรองการทำงาน

อีกกรณีหนึ่งที่อาจเกิดขึ้นก็คือพนักงานที่ไม่ผ่านการทดลองงานอาจจะขอจดหมายรับรองการทำงานจากบริษัท กรณีนี้บริษัทควรแจ้งกับพนักงานโดยตรงว่าหากออกเอกสารรับรองให้อาจมีผลเสียกับประวัติการทำงานได้ แต่หากพนักงานยืนยันที่จะขอเอกสารรับรองนั้นจริงๆ บริษัทก็ควรจะออกให้ตามความเป็นจริง ระบุสาเหตุที่พนักงานไม่ผ่านเกณฑ์ทดลองงานลงไปในเอกสารนั้นด้วย อย่าเลี่ยงด้วยการไม่บอกความจริง เพราะอาจเป็นผลเสียต่อบริษัทได้ภายหลังเช่นกัน

การปรับเงินเดือนหลังผ่านการทดลองงาน

ก่อนเริ่มการทดลองงาน บริษัทส่วนใหญ่จะเจรจาเรื่องอัตราค่าจ้างให้เรียบร้อยตั้งแต่ต้น และมักมีข้อเสนอหนึ่งที่ตกลงไว้นั่นก็คือการขึ้นเงินเดือนให้หลังจากผ่านช่วงการทดลองงานและได้บรรจุเป็นพนักงานประจำเรียบร้อยแล้ว เรื่องนี้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรตระหนักให้ดีว่ามีการเจรจาตกลงเรื่องนี้ไว้ก่อนหรือไม่ และควรปฎิบัติตามข้อตกลงที่ได้ให้ไว

กรณีนี้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) อาจพิจาณาตามผลงาน หรือศักยภาพในการทำงานในช่วงทดลองงานก็ได้ ว่าสมควรจะปรับเงินเดือนเพิ่มขึ้นหรือไม่ แต่ก็ควรแจ้งข้อสรุปในเรื่องเงินเดือนให้ชัดเจนหลังจากตกลงเรื่องสัญญาจ้างเรียบร้อยแล้ว

ขอบคุณบทความดีๆจาก : https://th.hrnote.asia/recruit/th-190115-trialperiod/

Recently Post

คำนวณเงินเดือนด้วยระบบ Payroll ตัดจบปัญหาจ่ายช้า ข้อมูลผิดพลาด และข้อพิพาททางกฎหมาย

คำนวณเงินเดือนด้วยระบบ Payroll ตัดจบปัญหาจ่ายช้า ข้อมูลผิดพลาด และข้อพิพาททางกฎหมาย

หมดยุคของการทำงานซ้ำซ้อน ยุ่งยาก และหลายขั้นตอนอีกแล้ว เมื่อทุกวันนี้หลายองค์กรหันไปใช้ระบบ...

อ่านเพิ่มเติม
ทำไมการลงทุนในระบบ HR ของ HumanOS จึงคุ้มค่าต่อธุรกิจ

ทำไมการลงทุนในระบบ HR ของ HumanOS จึงคุ้มค่าต่อธุรกิจ

เดิมที เรามักคุ้นชินกับองค์กรธุรกิจที่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคจำนวนหลายคนนั่งอยู่รวมกันเป็นแผนกใหญ่...

อ่านเพิ่มเติม