การลาออกของพนักงานสักคนนั้นเปรียบเสมือนข่าวร้ายสำหรับผู้ประกอบการเอสเอ็มอี ทั้งเสียเวลา เสียโอกาส ต้องเร่งหาพนักงานคนใหม่ รวมถึงต้องแบ่งบทบาทหน้าที่มาคอยฝึกสอนงานให้จนกว่าจะทำงานได้อาจไม่ใช่เรื่องง่ายๆ เลย ดังนั้นไม่มีองค์กรไหนที่อยากจะให้พนักงานตัวเองลาออกบ่อยๆ และยิ่งถ้าอัตราการลาออกของพนักงานในองค์กรคุณมีปริมาณสูงมาก นั่นยิ่งเป็นเหตุผลที่ธุรกิจควรทำ Exit Interview ให้เร็วที่สุด เพราะมันจะชี้ให้เห็นถึงจุดบกพร่องว่า ส่วนไหนกันแน่นะ ที่คุณกำลังทำพลาด

Exit Interview คืออะไร

Exit Interview เป็นการสัมภาษณ์พนักงานคนที่กำลังจะลาออก ว่าเหตุผลที่แท้จริงคืออะไร ซึ่งหลายๆ คนอาจคิดว่านี่เป็นสิ่งที่ต้องทำเป็นประจำอยู่แล้ว แต่ไม่ใช่ซะทีเดียว เพราะบางองค์กรก็มี Exit Interview จริงแต่ไม่เข้มข้น และไม่ได้ทราบถึงปัญหาที่แท้จริงเหล่านั้นสักเท่าไหร่ เพราะ Exit Interview เป็นเครื่องมือที่ถ้าเอาไปใช้อย่างดีก็จะนำไปพัฒนาองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และอุดรูรั่วของปัญหาที่ซุกอยู่ใต้พรมขององค์กรคุณไปได้

รวมทั้งการทำ Exit Interview ยังช่วยลดจำนวนการลาออกของพนักงานในอนาคตได้อีกต่างหาก นี่แหละเป็นหน้าที่ที่สำคัญที่สุดของกระบวนการสัมภาษณ์ครั้งนี้

Exit Interview คืออะไร

Exit Interview เป็นการสัมภาษณ์พนักงานคนที่กำลังจะลาออก ว่าเหตุผลที่แท้จริงคืออะไร ซึ่งหลายๆ คนอาจคิดว่านี่เป็นสิ่งที่ต้องทำเป็นประจำอยู่แล้ว แต่ไม่ใช่ซะทีเดียว เพราะบางองค์กรก็มี Exit Interview จริงแต่ไม่เข้มข้น และไม่ได้ทราบถึงปัญหาที่แท้จริงเหล่านั้นสักเท่าไหร่ เพราะ Exit Interview เป็นเครื่องมือที่ถ้าเอาไปใช้อย่างดีก็จะนำไปพัฒนาองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และอุดรูรั่วของปัญหาที่ซุกอยู่ใต้พรมขององค์กรคุณไปได้

รวมทั้งการทำ Exit Interview ยังช่วยลดจำนวนการลาออกของพนักงานในอนาคตได้อีกต่างหาก นี่แหละเป็นหน้าที่ที่สำคัญที่สุดของกระบวนการสัมภาษณ์ครั้งนี้

Exit Interview ชี้ให้เห็นถึงปัญหา

หลายคนมองว่าการทำ Exit Interview เป็นการสัมภาษณ์ที่ไม่ได้มีอะไรพิเศษ เพราะถ้าอยากรู้ปัญหาองค์กรจริง สามารถสอบถามจากพนักงานที่ทำอยู่ก็ยังได้ แต่นั่นเป็นความคิดที่ผิด เพราะอย่าลืมว่าพนักงานเหล่านั้นจะยังคงต้องทำงานกับคุณต่อไป และต้องอยู่ในสภาพแวดล้อมเหล่านั้นอยู่ ทำให้การจะพูดความจริงถึงปัญหาต่างๆ หรือชี้ชัดไปว่าบุคคลใดที่ทำให้เกิดเรื่อง หรือสร้างปัญหาเพิ่มนั้นเป็นสิ่งที่ทำไม่ได้ เพราะการเมืองภายในบริษัทค้ำคอ

กลับกันการทำ Exit Interview จะช่วยให้คุณรับรู้ถึงต้นตอปัญหาอย่างชัดเจน คุณจะได้รับ Feedback ที่แท้จริงกลับมาว่าองค์กรของคุณพลาดตรงไหน เพราะพนักงานเหล่านั้นคือคนที่ไม่ได้มีส่วนได้ส่วนเสียกับบริษัทของคุณอีกต่อไป เขาพร้อมจะพูดแต่ความจริงโดยไม่กลัวผลกระทบที่จะตามมา จึงเป็นการสัมภาษณ์ที่ทรงคุณค่า และชี้ให้เห็นถึงปัญหาได้ดีที่สุด

หลักการสัมภาษณ์ Exit Interview ทั้ง 2 แบบ

การทำ Exit Interview นั้นสามารถทำได้ทั้งหมด 2 แบบด้วยกันซึ่งจะได้ผลลัพธ์ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง

1. Exit Interview กรอกแบบสอบถาม

สำหรับข้อดีของการทำ Exit Interview รูปแบบนี้คือ คุณจะรับรู้สิ่งที่อยู่ในใจพนักงานทุกอย่างแบบจริงใจ ตรงไปตรงมา เพราะมันจะลดแรงกดดันมากกว่าการสัมภาษณ์แบบ 1-1 พนักงานจะรู้สึกสบายใจกับการเขียนสิ่งที่อยู่ในใจลงไปแบบไม่มีใครมาจ้องมอง หรือรับฟังขณะนั้นทันที ทำให้รู้ถึงต้นตอปัญหาที่แท้จริง 

แต่ข้อเสียคือ จะไม่สามารถลงลึกรายละเอียดบางอย่างที่คุณสงสัยได้ บางจุดพนักงานอาจจะไม่ได้อธิบายออกมาให้ชัดเจน ทำให้คุณยังคลุมเครือและลังเล ซึ่งก็ต้องมีการโทรสอบถามต่อไปในอนาคต

2. Exit Interview แบบตัวต่อตัว

การสัมภาษณ์แบบนี้คือ คุณจะได้เห็นทุกอย่างที่คุณอยากรู้ ทั้งสีหน้า อารมณ์ ท่าทาง ความรู้สึกของเขา ยิ่งถ้าสาเหตุหลักของการลาออก เกิดจากการขัดแย้งในที่ทำงาน หรือคลื่นใต้น้ำ คุณจะได้รู้ทันทีว่าใครเป็นตัวต้นเรื่องที่องค์กรของคุณต้องระวัง ซึ่งจะเป็นข้อมูลเชิงลึกที่ไม่มีทางหาได้จากพนักงานที่ยังทำงานกับคุณอยู่แน่นอน

แต่ข้อเสียคือ มันจะใช้ไม่ได้กับคนที่ไม่กล้าพูดอะไรตรงๆ ออกไป เพราะยิ่งพูดต่อหน้ากันยิ่งมีแรงกดดันทำให้เขาปิดปากเงียบ

คำถามที่ควรใช้ในการทำ Exit Interview มีอะไรบ้าง 

1. อะไรเป็นสาเหตุที่ทำให้ลาออก
2. ปรึกษากับใครบ้างมั้ย และเขาเหล่านั้นพูดว่ายังไงบ้าง
3. บริษัทใหม่เสนออะไรให้ ที่คิดว่าบริษัทนี้ไม่มี
4. ไม่ชอบอะไรเกี่ยวกับบริษัทนี้บ้าง
5. ชอบอะไรของที่นี่มากที่สุด
6. ทำงานที่นี่มีอุปสรรคอะไรบ้าง
7. เพื่อนร่วมงาน หรือหัวหน้าคนไหน ที่มีปัญหากับคุณ
8. จากการร่วมทำงานด้วยกันมา คิดว่าคนในทีม หรือในองค์กร แต่ละคนเป็นคนยังไง 
9. เงินเดือน สวัสดิการ และนโยบายต่างๆ ของบริษัท ดีหรือไม่ดียังไง

เอาคำตอบที่ได้จาก Exit Interview มาใช้ประโยชน์ยังไง

สุดท้ายเมื่อคุณสัมภาษณ์เสร็จสิ้น ได้คำตอบที่ชัดเจนครบถ้วนแล้ว ก็ถึงคราวต้องแยกเรื่องต่างๆ ออกมาเป็นหัวข้อ เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ เช่น มีเรื่องงาน มีเรื่องสวัสดิการ มีเรื่องปัญหาส่วนตัว และส่งข้อมูลแต่ละหัวข้อให้แต่ละฝ่ายจัดการดูแล โดยเฉพาะหัวหน้างานที่เป็นคนใกล้ชิดกับพนักงานคนนี้ที่สุด ก็ควรจะรับรู้ถึงสาเหตุเหล่านี้มากที่สุดเช่นกัน

ซึ่ง Exit Interview จะได้ผลดีก็ต่อเมื่อปัญหาเหล่านั้นมีพนักงานที่จะลาออกได้พูดถึงมันเอาไว้มากกว่า 3 คนขึ้นไป นั่นหมายความว่ามันเป็นปัญหาใหญ่จริงๆ เพราะคุณต้องเผื่อใจไว้ด้วยว่า จริงๆ องค์กรของคุณอาจจะไม่มีปัญหาขนาดนั้น แต่เพราะมันเข้าไม่ได้กับความคิดและไลฟ์สไตล์ของพนักงานแค่คนเดียว จึงทำให้เขาตัดสินใจลาออก แต่คนอื่นโอเค จึงต้องอาศัยปริมาณในการสัมภาษณ์ Exit Interview ที่มากขึ้นสักนิด เพื่อเก็บข้อมูลที่ชัดเจนที่สุด และแก้ไขอย่างตรงจุด

หลังจากนั้นก็เป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องจัดการกับปัญหาทั้งหมดที่เกิดขึ้น แก้ไขไปทีละเรื่อง เพื่อให้องค์กรของคุณลดอัตราการสูญเสียพนักงานออกไปให้ได้มากที่สุด 

ที่มา : https://www.bangkokbanksme.com/en/exit-interview?fbclid=IwAR3Q_7vKQZcsWgAVMN–gNmYQx2_DjsOpGp7dBYUXuNuMRQxl2GL4Lyqg8Q