เคยรู้สึกไหม ในแต่ละวันคุณหมดเวลาไปกับการประชุมมากแค่ไหน

มนุษย์ออฟฟิศส่วนใหญ่ใช้เวลา 25-40% ของชั่วโมงทำงานทั้งหมดไปกับการประชุม ยิ่งตำแหน่งสูงเท่าไร จำนวนเวลายิ่งมากขึ้นเท่านั้น เรื่องนี้เป็นปัญหาระดับชาติถึงขั้นที่สหรัฐอเมริกาทำสถิติออกมายืนยันว่า มีมูลค่าความเสียหายจากการประชุมที่ไม่เกิดประโยชน์สูงถึง 3 แสนล้านเหรียญต่อปีเลยทีเดียว

 

ปัญหาบ่งชี้ที่บอกว่าการประชุมของคุณไม่ Super Productive

  • เอาคนที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าร่วมประชุม
  • ไม่แน่ใจว่าเรื่องที่คุยกันอยู่จำเป็นต้องประชุมจริงๆ หรือเปล่า
  • Agenda มีบ้างไม่มีบ้าง
  • ประชุมยาวตั้งแต่เช้าจรดเย็น
  • ไม่มีคนจดบันทึกการประชุม
  • ไม่มีคนควบคุมการประชุม
  • ไม่ได้ทำโฮมรูม

1. เช็กให้แน่ใจก่อนว่าประเด็นเหล่านั้นจำเป็นต้องประชุมจริงๆ

มีเรื่องจำนวนมากบนโลกใบนี้ที่หลังจบการประชุมแล้วเราได้แต่ตั้งคำถามว่า เรื่องนี้ประชุมทำไม เพราะเรื่องที่ควรประชุมมักเกี่ยวกับการแจ้งข่าวสารและระดมสมอง แต่ทั้งนี้ก็ต้องดูด้วยว่าบริบทที่จะเกิดขึ้นคืออะไร เช่น การร่างกลยุทธ์ของบริษัท คุณไม่ควรเรียกประชุมรวมทุกคนมาเขียนกลยุทธ์งานร่วมกัน แต่ควรมอบหมายให้คนรับผิดชอบทำมาให้เสร็จเรียบร้อยก่อนแล้วค่อยมาประชุมเพื่อถกเถียง

สังเกตง่ายๆ การประชุมที่ไม่ Productive คือการประชุมที่ใช้เวลาเกิน 1 ชั่วโมง เพราะ
หลัง 1 ชั่วโมงนั้น ควรเข้าสู่เรื่องที่ต้องแยกกันไปทำตามหน้าที่แล้ว

2. เลือกคนที่ต้องเข้าร่วมประชุมให้ถูกต้อง

อย่าเลือกคนเข้าประชุมเหมือนการ cc อีเมล คุณไม่ควรคิดว่าการไม่เรียกคนนั้นๆ เข้ามาจะทำให้เขาน้อยใจ เพราะมูลค่าเวลาของทุกคนแพงมาก การเอาคนที่ไม่เกี่ยวข้องเข้ามาจะทำให้คนนั้นรู้สึกไม่มีส่วนร่วม ไม่รู้ตัวเองเข้ามาทำไม ไม่โฟกัส เริ่มเล่นโทรศัพท์ เพราะเขาไม่รู้จะอยู่ตรงนั้นทำไม เพราะฉะนั้นก่อนเรียกประชุมทุกครั้งตอบคำถามให้ได้ก่อนว่า คุณเอาคนนั้นเข้ามาเพื่อจุดประสงค์อะไร

3. กำหนด Agenda ชัดเจน

จากสถิติที่น่าตกใจของ Harvard Business Review ชี้ให้เห็นว่า การประชุมของกลุ่มตัวอย่างส่วนใหญ่ไม่มี Agenda เรียกคนมารวมกันโดยที่ไม่รู้ว่าต้องการประชุมเรื่องอะไร หรือบางองค์กรก็กำหนด Agenda ไว้คร่าวๆ แต่ไม่ได้ใช้งานจริง และมีเพียงไม่ถึง 1 ใน 3 จากทั้งหมดเท่านั้นที่ใช้ Agenda อย่างจริงจังและได้ผลจริง

ปัญหาที่เกิดขึ้นตามมาของการประชุมที่ไม่มี Agenda มักเป็นการประชุมที่เนื้อหาออกทะเล ไม่เข้าประเด็น ไม่ได้ผลตามที่ตั้งใจไว้ ดังนั้นการมี Agenda ที่ดีจึงสำคัญมากและควรมีองค์ประกอบของดังนี้

  • ต้องมีข้อมูลและความคิดเห็นจากคนร่วมประชุม Facilitator ควรตั้งเป้าหมายให้ชัดเจนก่อนว่าต้องการอะไรในการประชุมแต่ละครั้ง หลังจากนั้นจึงไปถามความคิดเห็นจากทีมว่ามีเรื่องอะไรที่ต้องการพูดในที่ประชุมบ้าง
  • อย่าส่ง Agenda ไปหาผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องโดยเด็ดขาด เพราะเป็นการเสียเวลาต่อคนเหล่านั้น
  • หัวข้อของ Agenda ควรเป็นประโยคคำถามเพื่อกระตุ้นให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ เช่น อะไรที่ยังขาดอยู่บ้างในการ… อะไรที่ได้เรียนรู้จากการ… เป็นต้น
  • บอกให้ชัดเจนว่าหัวข้อของ Agenda ทำไปเพื่ออะไร 1. แบ่งปันข้อมูล 2. หาข้อมูลเพิ่มเพื่อประกอบการตัดสินใจ 3. ตัดสินใจ เพื่อให้ผู้ร่วมประชุมเตรียมตัวมาได้อย่างเหมาะสม
  • ประมาณเวลาในการประชุมที่ถูกต้อง ระบุให้ชัดเจนว่าแต่ละเรื่องควรพูดกี่นาที ทำสิ่งนี้ให้บ่อยจนกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กร
  • Agenda ต้องถูกส่งให้ผู้ร่วมประชุมทำการรีวิวว่าเหมาะสมหรือยัง และหัวข้อแรกในการประชุมทุกครั้งต้องเริ่มด้วยคำถามที่ว่า Agenda นี้ควรถูกเปลี่ยนหรือไม่ ในกรณีที่มีเรื่องด่วนเพิ่งเกิดขึ้น เช่น ประเด็นปัญหาที่ควรรีบแก้ไข เรื่องดราม่า เรื่องฉุกเฉิน จะได้ยกขึ้นมาพูดถึงก่อนเป็นอันดับแรก

4. ลดเวลาการประชุม

ลองตั้งเป้าหมายร่วมกันดูว่าจะกำหนดเวลาการประชุมในแต่ละครั้งไม่เกิน 50 นาที เพราะจากผลสำรวจ คนเราสามารถโฟกัสกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งได้มากสุดแค่ 18 นาทีเท่านั้น แต่ถ้าทำไม่ได้จริงๆ ลองแบ่งการประชุมย่อยออกไปเพื่อให้ผู้ร่วมประชุมโฟกัสได้อย่างเต็มที่และส่งผลให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

5. ผู้เข้าร่วมประชุมควรเตรียมตัวให้พร้อมก่อนเริ่ม

เจฟฟ์ เบโซส์ ผู้ก่อตั้ง Amazon ตั้งกฎชัดเจนว่า การประชุมของเขาห้ามใช้ Power Point และก่อนเริ่มประชุมทุกคนต้องเอาเอกสารรายงานมาอ่าน 30 นาทีเพื่อเตรียมข้อมูลให้พร้อม แต่องค์กรส่วนใหญ่มักไม่ทำเช่นนั้น ผู้เข้าร่วมประชุมไม่เตรียมการจนทำให้เสียเวลาไปมากกว่าเดิม

6. กำหนดบทบาทคนร่วมประชุมชัดเจน

บทบาทที่จำเป็นที่สุดคือ Facilitator หรือคนบริหารการประชุม ทำหน้าที่ตั้งแต่เรียกประชุม กำหนดหัวข้อ Agenda ควบคุมให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น ซึ่งไม่ควรเป็นแค่หน้าที่ของหัวหน้า แต่ควรฝึกให้ทุกคนในทีมสามารถทำหน้าที่นี้ได้ 

7. เปิดโอกาสให้แต่ละคนได้พูด

Facilitator ต้องมีความสามารถในการกระจายบทบาทให้ทุกคนในที่ประชุมได้เสนอความคิดเห็นตัวเอง

8. เก็บเครื่องมือสื่อสารให้หมด

แนะนำให้ทุกคนที่เข้าร่วมประชุมเก็บโทรศัพท์มือถือไว้นอกห้อง เพื่อป้องกันการเสียสมาธิ และอนุญาตให้เฉพาะคนที่ต้องพรีเซนต์มีเครื่องมือได้เท่านั้น

9. กำหนด Meeting Free Day

ลองออกกฎวันงดประชุมสัก 1 วันต่อสัปดาห์

10. ระวัง Bike Shed Effect

Bike Shed Effect มาจากเหตุการณ์ประชุมในองค์กรแห่งหนึ่งที่ต้องตัดสินใจเรื่องใหญ่อย่างการสร้างโรงงานไฟฟ้าพลังงานนิวเคลียร์ แต่เพราะผู้เข้าร่วมประชุมไม่ได้รู้ข้อมูลมากนัก จึงใช้เวลาเพียงเล็กน้อยในการตัดสินใจ กลับกันพอพูดถึงเรื่องที่จอดจักรยานกลับมีข้อถกเถียงกันยกใหญ่ เพราะทุกคนมีประสบการณ์กับเรื่องนี้ ทำให้เรื่องใหญ่ที่ควรให้ความสำคัญกับกลายเป็นประเด็นรอง

ที่มา : https://thestandard.co/podcast/superproductive07